Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

az iratkezelők, irattárosok csekély hivatalon belüli anyagi-erkölcsi megbecsülése jelentett és jelent, aminek következménye nem egyszer az iratkezelők, irattárosok nem megfelelő szakmai színvonala. Az utóbbi probléma egyébként általános jelenség — sajnos —, a vállalatoknál is mindennapos. 1969-ben megszületett a már régen várt új levéltári jogszabály. Előírta — mint ismeretes —, hogy minden szerv köteles kiadni iratkezelési szabályzatát és annak mellékleteként irattári tervét. Az irattári tervek alapján minden szerv köteles iratait tematikus tételekben rendszerezve irattározni. A levéltárak aktívan közreműködtek — tanácsokkal, javaslatokkal — a szabályzatok előkészítésében, s egyben jogot kaptak arra, hogy ne csak a selejtezéseket ellenőrizzék, hanem a szervek iratkezelésének-irattározásának teljes folyamatát. 1970—1972 közt a minisztériumok, országos hivatalok és intézmények elkészítették szabályzataikat és irattári terveiket. Sok még a megoldandó feladat: a szabályzatok még sok helyen korrekciót igényelnek, a tételes irattározásban is sok a probléma. A közigazgatásban hagyományos sorszámos, alapszámos, ill. alszámos rendszerről a bonyolult tételes irattározásra való áttérés nyilvánvalóan nem mehet máról holnapra. De az államigazgatási, hivatali jellegű szervek többségénél megindult az új szemléletű munka, ami a levéltárak aktív és folyamatos közreműködésével, a levéltárosok ellenőrző-tanácsadó munkájának színvonalasabb végzésével, az iratkezelési szabályozatok és irattári tervek már nem kampányszerű, hanem folyamatos korrekciójával, az elmúlt évek tapasztalatainak felhasználásával néhány éven belül, remélhetőleg, megnyugtató helyzetet fog előidézni. Kevésbé megnyugtató azonban a vállalati iratkezelés helyzete .Az 1969-es rendelet nyomán a minisztériumok kiadták ugyan az ágazatukra érvényes iratkezelési mintaszabályzatokat, ezeknél azonban sajnos ismételten csak a közigazgatási iratanyagot vették alapul. A mintaszabályzatok ezért igen nehezen alkalmazhatók, vehetők valóban mintául a vállalatoknál. így az történt, hogy a vállalatok — eleget teendő a rendelkezéseknek — lemásolták, esetenként némi változtatással a mintát, s azt fogadtatták el „saját" szabályzatukként. Volt minisztérium, amely miniszteri utasítással egyenesen elő is írta a mintaszabályzat változtatás nélküli alkalmazását, máig is ható probléma tömeget idézve elő. A vállalatok az így létrejött szabályzatokat nem tartják be; sokszor nem is tarthatják be, mert egyáltalán nem felel meg tényleges ügyköreiknek, munkájuknak. Alig néhány helyen tesznek kísérletet gyakorlati alkalmazására. Rendszeresen hivatkoznak arra, hogy nincs lehetőségük szakképzett irattáros alkalmazására (az irattárosképzés egyébként valóban nem megoldott, bár az UMKL-ben szervezett néhány irattárostanfolyam pozitív hatása már érezhető), nincs megfelelő irattári helyiségük, hivatali apparátusukat képtelenek az új, „bonyolult" rendszer alkalmazására szorítani, semmi gyakorlatuk, tapasztalatuk nincs a rendszeres iratkezelésben, irattározásban. Csupán ott mutatkozik eredmény, ahol a vállalat valamely vezetője megérti az új szabályozásban rejlő előnyöket (pl. azt, hogy a selejtezési munka lényegesen kevesebb időt igényel tételes-tematikus irattározás esetén, mint korábban, amikor egy-egy dosszié vegyes értékű anyagát darabonként kellett — illetve kellett volna — átvizsgálni), és igényli ügyviteli érdekből is a rendezett iratkezelést. Ilyen esetekben természetszerűen sor kerül a szabályzatok átdolgozására, alkalmazhatóvá tételére is. A vállalati irattárak helyzete nem sokat javult. Főként az egyre növekvő tömegű pénzügyi, számviteli sorozatokat tartalmazzák, miközben pl. az igazgató, főkönyvelő, főmérnök értékes iratai nem kerülnek irattározásra, hanem titkárnői szekrényekben, főnöki fiókokban őrzik azokat; nyilvánvaló, hogy az így