Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

formájában bontották le a vállalatokra. Az állam a gazdasági minisztériumok útján részletekbe menően belenyúlt a vállalati gazdálkodásba. A gazdaságirányítás ezen centralizált modellje a jelentések, adatközlések áradatát követelte a vállalatoktól, korábban ismeretlen méreteket öltött iratforgalmuk (s párhuzamosan természetesen az államigazgatási szervek iratforgalma is). A növekvő feladatokra azonban a vállalatok iratkezelő apparátusa nem volt felkészülve, s a gazdasági minisztériumok sem fordítottak gondot a probléma megoldására. A vállalatok az államosítás után is zömmel az örökölt dossziés rendszerben kezelték irataikat. A dossziékat részben nem a termelő tevékenység tárgyi, tematikus ügykörei, hanem a pillanatnyi ügyviteli érdeknek megfelelően ügyfelek, levelező partnerek szerint alakították ki. így egy-egy dosszié anyaga meglehetősen vegyes tartalmú és így vegyes értékű lett. Ennél nagyobb baj volt, hogy általában szabályozatlan volt az iratkezelés a vállalaton belül, az egyes irat útja követhetetlenné vált. Minden ügyintéző — az igazgatótól a legkisebb előadóig — „saját" iratait maga csoportosította, őrizte, amíg szüksége volt azokra. Központi irattár többnyire nem volt (irattáros még kevésbé), így az ügyvitelben már szükségtelen iratok rend és segédletek nélkül kerültek az irattárakba, melyek többnyire a biztonságos iratőrzés feltételeivel nem rendelkeztek. A vállalati iratkezelés központi szabályozására, kötelező irányelvek kiadására azonban nem került sor. A levéltárnak nem volt joga az iratkezelés ellenőrzésére. Viszonylag rendezett csak a pénzügyi, számviteli iratok helyzete volt. A Pénzügyminisztérium és a Nemzeti Bank ezen iratok pontos őrzését szankciókkal ellátott utasításokkal szabályozta, s így a főkönyvelők létérdeke volt az engedelmesség. Ennek azonban a történeti érték szempontjából nem volt jelentősége, mivel a számviteli iratok rendkívül csekély történeti értékkel rendelkeztek. A vállalati iratraktárakban hatalmas mennyiségű iratanyag gyűlt össze. A selejtezés sürgető feladattá vált, mégsem indult meg, jóllehet a minisztériumok 1951-ben kiadták ágazatukra érvényes selejtezési jegyzékeiket. Az ügykörjegyzékek azonban ekkor is és 1958-ban, az új jegyzékek kiadásakor is közigazgatási jellegű iratanyagot vettek alapul, nem voltak tekintettel a más jellegű vállalati iratanyagra. így a vállalatok nem rendelkeztek szilárd alappal a selejtezéshez, s félve az esetleges jogi következményektől, valamint erre hivatkozó kényelmességből nem selejteztek. A kérdés máig is jórészt megoldatlan. Ugyanakkor a vállalatok sokszor nem riadtak vissza attól, hogy „felesleges" irataiktól illegális úton szabaduljanak meg. Az átszervezések alkalmával is sok „felesleges" irat veszett el. E ponton azonban némi segítséget jelent az, hogy a már említett centralizált gazdaságirányítási rendszer következtében a vállalatok legfontosabb történeti értékű iratainak jó része megtalálható a minisztériumok, az Országos Tervhivatal, a Nemzeti Bank, a központi állami ellenőrzés szervei és más országos hatáskörű szervek anyagában. A túlburjánzó irattermelés, egy és ugyanazon irat sok helyen történő őrzése, irattározása egyfelől súlyos gond, másfelől a történeti érték biztonságát elősegíti. Csak kitekintésképpen, s a nem éppen örömteli kép enyhítése érdekében említem meg, hogy az államhatalmi-államigazgatási szervek vonatkozásában az iratkezelés-irattározás helyzete 1948—1969 közt is lényegesen jobb volt. Az átszervezések és a sok új káder bekapcsolódásának negatív hatása itt is érvényesült, azonban az összkép sokkal jobb. A hivatali jellegű irányító szervek ugyanis — kevés kivétellel — mindig is törekedtek iratkezelésük áttekinthetőségére, a rendezett irattározásra. Problémát itt inkább a megszűnt szervek — gyakran gazdátlanná váló — iratainak sorsa, a jobb iratkezelési rendszer elfogadtatása, és