A mezőgazdasági és élelmezésügyi minisztérium fondjának repertóriuma (A Magyar Országos Levéltár segédletei, 28. Budapest, 2010)
Bevezető
A Mezőgazdasági és Élelmezésügyi Minisztériumban fennállása alatt mindvégig decentralizált iratkezelés folyt. A felső szintű szervezeti egységeken (főosztályok, hivatalok) mellett így önálló iktatást vezettek a miniszteri, miniszterhelyettesi, államtitkári titkárságok, a párt- és a szakszervezeti bizottságok és néhány más, időlegesen fennállott szervezeti egység (pl. Szabványügyi Titkárság, FAO Titkárság 1975 előtt stb.). A főosztályokon önálló szervezeti egységek, osztályirodák végezték az iratkezelést. Ezek feladata volt a részleg részére érkezett valamennyi hivatalos, vagy névre szóló levél és irat felbontása, a hivatalos ügyet tartalmazó iratok iktatása, nyilvántartása és kezelése, az iratok belső kézbesítése, a kiadmányoknak a Postabontó útján való elküldése. Az osztályirodák ellenőrizték a minisztériumi részlegek iratkezelési rendjét, s feladatkörükbe tartozott még az iratforgalmi statisztikák, valamint az elintézett és az elhelyezés előtt visszakért iratok kimutatásainak elkészítése. A minisztériumban alszámokra tagolódó sorszámos iktatási rendszert alkalmaztak. Az iktatás osztott rendszerű volt. Az osztályirodák minden naptári évre iktatószámkeretet kaptak, és minisztériumi részlegenként külön- külön vezetett iktatókönyvbe érkezési sorrendben iktatták a Postabontótól, ill. a közvetlenül átvett iratokat valamint a minisztériumi részleg részéről kezdeményezett tervezeteket. Az iktatószám sorszámból, esetleg alszámból, valamint évszámból állt. Az ugyanabban az ügyben érkező vagy keletkező újabb iratot ugyanannak az iktatószámnak az egymást követő alszámai alatt iktatták. Ha az ügyben ugyanabban az évben négynél több iratot iktattak, a további iratot új iktatószám alatt kellett iktatni, és a korábban azonos tárgyban keletkezett iratokat az új iktatószámú irathoz csatolták. Kivételt a négy alszámos iktatás alól a rendszeresen érkező jelentések, beszámolók képeztek, amelyeket az első érkezett irat alszámaira iktattak a szükséges számban, nyilvántartásukra pedig külön iratjegyzéket (alszámos iktatókartont) vezettek. Ehhez hasonlóan egy, központilag kijelölt, főszám alszámaira lettek iktatva az 1980-as években a panaszügyekben az egyes részlegekhez érkezett beadványok is. Elöiratot - az iratjegyzéken nyilvántartott iratok kivételével - csatolni (szerelni) kellett a újonnan keletkezett aktához. E tényt az ügyiratokon és a segédkönyveken is jelezték, az irattárba helyezés pedig az. utóirat számán történt. Az iratokhoz az iktatás után tárgymutatók, később név-, hely- és tárgymutatók készültek. A mutatókönyvbe bevezették az iktatott irat tárgyát, az iktatószámot és a tételszámot, valamint esetenként a „Kcs.” Megjelölést (lásd alább). A Minisztérium két évnél régebben keletkezett elintézett iratainak rendszerezett irattári elhelyezése, kezelése, nyilvántartása és selejtezésének megszervezése, valamint az iratoknak a levéltár részére történő átadása a Központi Irattár feladata volt. Ennek során az iratok év, azon belül tételszám, azon belül iktatószámok növekvő rendje szerint kerültek irattározásra. Ugyancsak a Központi Irattár végezte a Minisztérium felügyelete alá tartozott és jogutód nélkül megszűnt szervek iratanyagának őrzését és kezelését. A MÉM irattározásának sajátos vonását jelentették, az úgynevezett iratcsomagok, és az ezek őrzési helyéül szolgáló csomagirattár. Ez egy fizikailag is elkülönült irattár volt, ahová a terjedelmesebb, gyakran előveendő, esetleg nem iktatott iratcsomagokat tették le. A csomagirattárba elhelyezett iratokat aztán még a levéltári átadás előtt, a Minisztériumban hozzárendezték a többi irathoz. Mivel fizikailag nem tudták őket beilleszteni az iratok sorszám szerinti rendjébe, megbontásuk nélkül, ezért ez oly módon történt, hogy az egész tétel elejére kerültek (vagy ritkábban a végére), általában azon iktatószámkeret után, ahova egyébként tartozott az ügyirat. Az osztályirodák mindenkor a hatályos kezelési szabályzatok és irattári tervek szerint jártak el: következetesen és szakszerűen alkalmazták az előadói íveket, ezért az anyag könnyen áttekinthető. A rendszerezettség szempontjából választóvonalat jelent az 1972-es év. Ekkortól került alkalmazásra az első teljes körű irattári terv. Az 1967-1971 közötti iratok az irattározása tételszámok szerint történt ugyan, de a tételszámokat nem rögzítette központi terv, rekonstruálásuk egyes segédkönyvekbe való felvezetésük, vagy az iratanyag alapján történt. Egyes részlegeknél előfordult ugyanakkor az is, hogy a főosztály egyedi feladatival kapcsolatos ügyek nem kerültek tételszámba sorolásra, vagy csak egy tételszámot kaptak. A MÉM fennállása alatt az irattári tételszámok általános tételszámokra (1-től) és a szervezeti egységek tételszámaira oszlottak. 1972 előtt az 1. tétel volt az „Igazgatási ügyek” (körrendeletek, jelentések, jogszabályok), a 2-es a "Személy és munkaügy” az 5-ös a „Panaszügyek, kérelmek” a 6-os az „Újítások”. Az általános, (mondhatni „centralizált”) tételszámokat a decentralizált iratkezelésből adódóan az egyes részlegek osztották ki saját ügyeikben. Az 1972. január 1-jén hatályba lépett 1117/2/1971 számon előterjesztett és a miniszter által 7/B/1971. számon kiadott iratkezelési szabályzat irattári terve (1. számú melléklet) az irattári tételszámok három kategóriáját különítette el: A) Általános tételszámok (1-36.), B) Miniszteri és miniszterhelyettesi titkárságok tételszámai (36- 50.) C) Minisztériumi részlegek tételszámai (51-526.). Ez utóbbi kategórián belül alegységeket képeztek a részlegek, amelyek ügyrendi számuk (római szám) sorrendjében kaptak tételszám-kereteket. E kereteken belül a számosabb feladattal rendelkező részlegek tételszámai ügykörökre oszlottak (például Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya, 1972: KGST ügyek 387-401. tételszám; Nemzetközi együttműködés 402-405. tételszám; Szervezési feladatok 406-411. tételszám; Útlevél és protokoll ügyek 412-413. tételszám: FAO ügyek 420-426 tételszám; szabad 427-431 tételszám). Az A és B kategória, továbbá a részlegek tételszám-keretének végén „szabad” tételszámok voltak találhatók, ezek használatát (így megnevezését is) az illetékes szervezeti egység határozta meg. A tételszám kiosztás több 13
