Csízi István: Az országos tervhivatal repertóriuma (A Magyar Országos Levéltár segédletei, 25. Budapest, 2007)

Bevezető

amelynek létszámát az év közepén hat fővel (három kezelő és három kézbesítő), azaz 25 százalékkal csökkentették. IV/2. Az iktatás rendszere A Tervhivatal fennállásának első éveiben 1947-1949 között központilag vezetett sorszámos iktatást és változó alapszámos irattározást alkalmaztak. Az 1949 év közben bevezetett és 1951 végéig használt közigazgatási rendszámos iktatást szintén központilag végezték. Az iktatást iktatókartonokon vezették. Azon rendszámok esetében, amelyek alatt több iktatás történt, az „általános" ügyeket külön iktatták sorszámozott kartonlapokra, mig az egyedieket a (általában) beküldők neve szerint abc betűivel jelölt kartonokra a betűt beépítve az iktatószámba, azon belül ismét sor(al)számok következtek (pl.: 0370/K71/1950). Közigazgatási rendszámként szerepel néhány betűjelzés is, mint V, Z. = Vas Zoltán. 1952-1956 között a csoportszámos iktatási rendszert alkalmazták. Az iktatást szintén a központi kezelő irodá(ko)n végezték, de évről-évre rögzítették, hogy az egyes osztályok milyen csoportszámokat használnak, s osztályonként, azon belül csoportszámonként külön-külön kartont nyitottak. 1956- tól 1990-ig sorszámos/alszámos iktatást alkalmaztak mind a nyílt, mind a TÜK iratok nyilvántartására. Négy alszámos iktatókönyvbe vezették be az iratokat, amennyiben azonban az ügynek több fordulója volt, rögtön az első alszámtól kartonon (gyűjtöív) folytatták tovább az iktatást. így biztosították az egy ügyre vonatkozó iratok együtt tartását. Az irattárban az iratokat az iktatószámok sorrendjében azon belül pedig az alszámok növekvő rendjében rakták le. Az egyes szervezeti egységek ügykörébe tartozó iratok megkülönböztetésére az illető főosztály római számmal jelzett sorszámát építették be az iktatószámba, amit mind az iktató- és mutatókönyvekben, mind az iraton feltüntettek, pl.: 2534/VII/1959; 00326/42/XV/1967. stb. Mutatókönyveket 1948-49-ben és 1957-től vezettek. A közigazgatási rendszámos és a csoportszámos iktatás időszakában nyilvánvalóan nem volt szükség mutatóra. A nyílt és SzH minősítésű iratok mutatókönyvei az 1957- 1974, illetve 1982-1990 közötti időszakból állnak rendelkezésre. 1975 és 1981 között vagy nem vezettek egyáltalán mutatókönyvet, vagy ezek elkallódtak, megsemmisültek. Az 1957-1974 közötti mutatókönyvek sajnos elég szakszerűtlenül készültek: jóformán csak a beküldő szerv neve szerint vezették ezeket, így az iratanyagban való tartalmi tájékozódást alig segítik. Az 1982-1990 között vezetett mutatókönyvek már valóban az iratok tárgyának sokoldalú, igényes feldolgozása alapján készültek. V. AZ IRATOK ÁTVÉTELE, LEVÉLTÁRI RENDEZÉSE V/l. Az iratok átvétele Az Országos Tervhivatal az 1960-as évek elején, 1962-től adott át iratokat az Országos Levéltár részére. Az 1947-1951 évkörü iratok 1962-ben illetve 1963-ban kerültek az Országos Levéltárba. A '70-es évek közepéig az 1961. évvel bezárólag szállították be a nyílt iratokat. Ezt követte 1979-198 l-ben egy nagyobb iratátadás az Új Magyar Központi Levéltár részére az OT új székházba költözése miatt, mely az 1962-1967 évkörű iratokat tartalmazta (kb. 350 ifm). Az 1980-as évek végén ismét felgyorsult az iratátadás: 1990-ben az 1968-1975 évkörü iratok kerültek a levéltárba (kb. 400 ifm). Végül 199l-l992-ben - az Országos Tervhivatal megszűnését követően - a Pénzügyminisztérium irattári helyiségekkel együtt átadta a még ott lévő nyílt, TÜK és titkársági iratokat, illetve 1994-ben a még nála lévő iratanyagot. így a fondképzö iratainak túlnyomó többsége levéltári kezelésbe került. A Pénzügyminisztérium, nem adta át a személyzeti és munkaügyi iratokat. A fegyveres testületek ügyeivel foglalkozó szervezeti egység külön kezelt iratai előbb a Hadtörténelmi Levéltárba kerültek, majd onnan 2005 folyamán a Magyar Országos Levéltárba (XIX-A-16-aa). Tímár János osztályvezető iratai a Budapesti Corvinus Egyetemről kerültek a levéltárba 2006-ban. Az iratokat a szerv „időszakonként" más-más rendszer szerint adta át. Az első átadások (1962, 1963) esetében az iratokat a Tervhivatal szervezetét és működését valamelyest visszatükröző tárgyi csoportokba rendezték, az 1947-48 évkörüek esetében tételszintig lemenőén látták el azokat jelzettel. A csoportszámosan iktatott iratok osztályonként, azon belül évenként, azon belül csoportszámok és azon belül iktatószámok rendjében kerültek átadásra. 1957 és 1975 között nagy változatosságot mutat az átadott iratok rendje. Az 1957-1963-as évek iratait darabszintű jegyzékkel, azon az iktatószám (1957-ben a főosztályok számait is feltüntették benne) megadásával adták át. 1963-ban az átadott iratokat sorszámokkal is ellátták. 1964-1966 között csak e folyószámoknak nevezett sorszámok szerint csoportosítva kerültek be az iratok. 1967-től ismét az iktatószámok feltüntetésével adták át az iratokat. A központilag kezelt nem minősített iratok 1972. évkortól kezdődően érkeztek csak be a tényleges, előírásszerű irattári rendben. A személyi titkárságokon tárolt iratok időrendben, a minősített anyagok iktatószámsorrendben kerültek átadásra.