Csízi István: Az országos tervhivatal repertóriuma (A Magyar Országos Levéltár segédletei, 25. Budapest, 2007)
Bevezető
rendszeres időközönként közzétette az országos hatáskörbe tartozó áruk, illetve azok egységesen megállapított árainak listáját stb. A korszak bikkfanyelvén „nemzetközi gazdasági együttműködésnek" nevezett külgazdasági kapcsolatok irányításában is jelentős feladatot kapott a Tervhivatal. 1954-1967 között az Országos Tervhivatal keretében működött a Nemzetközi Gazdasági Kapcsolatok Bizottságának Titkársága (ismertebb nevén: KGST Titkárság). E feladatkörében többek között gondoskodott a népgazdasági tervjavaslatok nemzetközi egyeztetéséről; részt vett a két- és többoldalú gazdasági és műszaki-, tudományos együttműködési koncepciók kidolgozásában, illetve a megállapodások végrehajtásában; feladata volt a KGST szervei és a kétoldalú együttműködési bizottságok üléseinek szakmai előkészítése, lebonyolítása. A „KGST Titkárság" ugyan 1967-ben átkerült a Minisztertanács hivatali apparátusába, de a Tervhivatalra továbbra is jelentős feladatok hárultak a KGST ügyekben, valamint általában a külgazdasági kapcsolatépítés terén. A fentiekből következően a Tervhivatal által keletkeztetett, a Magyar Országos Levéltárban őrzött iratok főbb típusai a - szervezetre, működésre és a nemzetgazdasági tervek általános tervezésére vonatkozó dokumentumok mellett - az alábbiak: • Részlettervek elbírálása: a 3 éves terven belül egy-egy időszakra lebontott, üzemek által elkészített részletterveket és az azok teljesítéséről szóló jelentéseket megküldték a Tervhivatalnak; kapcsolódó iratanyagok: táblázatok, termelési kimutatások, összesítések. • Hitelkérelmek elbírálása: a megadott pénzügyi kereten kívül felmerült beruházásokra kért hitelek (építkezésekre, gépek, berendezések vásárlására, munkafeltételek javítására, anyagellátás biztosítására, újjáépítésekre stb.); jelentős mennyiségű dokumentáció kapcsolódik ezekhez: elsősorban tervrajzok, költségvetési kalkulációk. • Engedély- és hitelkérelem különböző termékek gyártására, szabadalmakra, új gyártási eljárásokra és ezek mellékletei. • Termelési előirányzatokkal összefüggő ügyek: egyes cikkek gyártásának, ill. a termelési kontingens kiosztása; kérelmek, ill. az előirányzattól való eltérés bejelentése, szükségletkalkulációk. • A termelés feltételeinek biztosítása: vállalatok nyersanyagellátására vonatkozó adatok, kérelmek; a szénellátás megszervezése, szükségletek felmérése. • OT utasítások, rendeletek, állásfoglalások általánosságban és egyes iparágakkal, részlettervekkel kapcsolatban. IV. ÜGYINTÉZÉ S ÉS IRATK EZELÉ S A TERVHIVATALBAN IV/1. Az iratkezelés szervezete A Tervhivatal iratkezelését alapvetően (különösen mennyiségileg) a két nagy központi iratkezelőség (nyílt iratokat kezelő és TÜK iroda) határozta meg. E mindvégig érvényesülő centralizálás mellett mindig akadtak kisebb nagyobb kivételek: 1952-től az 1970-es évek végéig az elnöki titkárság az elnök levelezését és néhány egyéb elnöki hatáskörbe tartozó ügy iratait külön iktatta és irattározta. A vezetői értekezletek és kollégiumi ülések elé kerülő előterjesztéseket az Elnöki Főosztály (Titkárság) 1950-től szintén külön iktatta, s egyben létrehozta a maga külön irattárát. Az elkülönült iktatás 1970 körül megszűnt, a vezetői értekezletek anyagainak, a különböző jogszabályokból a Hivatalra háruló feladatok nyilvántartásához szükséges ún. dokumentációs tárnak és részben az elövéleményezési jogkörrel kapcsolatos iratoknak elkülönült irattározása azonban csaknem 1990-ig fennmaradt. Külön kezelték még és irattározták a személyzeti és munkaügyi iratokat, a költségvetési és gazdálkodási iratokat, valamint a fegyveres testületek tervügyeivel, beruházásaival stb. foglalkozó szervezeti egységek iratait. Az Országos Tervhivatalban a posta átvétele és az iktatás a központi kezelő irodán (irodákon) történt, majd az iratot - az esetleges előiratok szerelése után - felküldtek az ügyintézésre illetékes szervezeti egységre, ahol kijelölték az ügyintézőt (ezt a regisztrálás miatt a kezelő irodával is közölték), majd elintézés után az iratot azonnal visszaadták a kezelő irodának, ahol központilag irattározták, illetve a postaküldeményeket is központilag készítették elő feladásra. Amennyiben az ügyintézés úgy kívánta, hogy az iratot más szervezeti egységnek véleményezés, egyeztetés, tudomásul vétel stb. miatt át kellett adni, ez szintén csak a központi kezelő irodán keresztül történhetett, ahol így az irat útját állandóan figyelemmel kísérhették. Az iroda feladata volt a feleslegessé vált iratok kiselejtezése is. Az 1950-es évek közepén a Tervhivatal napi iratforgalma átlagosan 160-180 között mozgott, ami évi 70-80 ezer iratnak felel meg. Ekkora iratmennyiséget központilag kezelni - különösen, ha figyelembe vesszük, hogy akkor még a Tervhivatal főosztályai 4-5 épületben szétszórva helyezkedtek el - nem lehetett könnyű. Ezt a feladatot 1956 elején 24 fős apparátus (két postabontó, hét iratkezelő, két irattáros és 13 kézbesítő) látta el.
