Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)
Terminológia
szolgáló — irattári terveknek a készítésében természetesen a levéltári hatóságoknak, vagy a gyűjtőkörileg illetékes levéltári intézményeknek is részt kell venniök. Ők határozzák meg, hogy a kérdéses irattár mely egységei azok, amelyek levéltári értékűek, amelyek ki nem selejtezhetők. Ezt a tényt az irattári-selejtezési tervben meghatározott jellel feltüntetik. A többi irattári egységről pedig az iratképző szerv vagy személy állapítja meg, hogy mennyi ideig van rá szüksége, hány hónap vagy év elteltével selejtezhetők ki. Ezt a tényt az irattári-selejtezési tervben meghatározott jellel ugyancsak feltüntetik. A fenti módon a selejtezési terv az irattári tervvel egyidőben még az iratok létrejötte előtt elkészül. Az ilyen selejtezési terv alapján gyorsan és automatikusan lehet az irattári selejtezést elvégezni. A tömeges irattermelés korszakában az irattári selejtezést ésszerűen elvégezni csak így lehetséges. Az ilyen irattári selejtezési terv nyilvánvalóan nem tudja biztosítani, hogy a kiselejtezhetőnek minősített irattári egységekbe ne kerüljenek egyes levéltári értékű iratok, s hogy azokat ki ne selejtezzék. De nincs olyan irattári selejtezési terv, amely ezt biztosítani tudná. Minden selejtezés együtt jár bizonyos hányadú értékes anyag pusztulásával. 4—91 Irattári megőrzési időhatár — az az idő, ameddig az iratképző szervnek vagy személynek működéséhez szüksége van az irattárában őrzött iratokra. Ezt az időhatárt hónapokban vagy években szokták meghatározni, és az iratoknak az irattári őrizetbe kerülésétől számítják. Az irattári megőrzési időhatárt az irattári selejtezési terven meghatározott jellel feltüntetik. Az irattári segédletek 4—92 Irattári segédlet— olyan írat, amelyet valamely iratképző szerv vagy személy ügyintézése során készít azzal az elsődleges rendeltetéssel, hogy az iratainak biztonságos megőrzését és minél jobban való használhatóságát segítse elő. Az irattári segédlet az iratképző szerv vagy személy ügyintézésének különböző fázisaiban, különböző részlegeiben készülhet, nemcsak akkor, amikor az iratok már irattárba kerültek. Irattári segédletnek azért nevezik, mert bárhol és bármikor készül is, végül az irattárba kerül és az irattár munkáját szolgálja. Irattári segédlet pl. az iktatókönyv mutatója, amely az iktatás után készül ott, ahol iktatnak. Végső helye azonban az irattár, annak a segédeszköze. Irattári segédletül használhatók az ügyintézés során keletkezett egyes olyan iratok is, amelyeknek elsődleges rendeltetése más volt, mint az irattári segédleteké. Ilyen iratok pl. az iktatókönyvek, a tanácsülési jegyzőkönyvek. Az ilyen iratokat azonban helytelen irattári segédletnek tekinteni, s az irattári segédletek számának csökkentése, az ügyintézés egyszerűsítése címén kiirtani őket, amint az nálunk egy időben az iktatókönyvekkel történt. A régebbi időkben az irattári segédletek általában az irattárakban készültek. Az irattárakban külön segédleteket készítettek az odakerült iratokhoz még abban az esetben is, ha az iratképző szerv más részlegében — pl. az iktató- vagy a kiadóhivatalban — készített kitűnő segédletek álltak rendelkezésre. Napjainkban az a törekvés érvényesül, hogy az irattári segédletek az ügyintézésnek korábbi fázisaiban, még az iratoknak az irattárba kerülése előtt készüljenek, az irattárak pedig vagy egyáltalában ne készítsenek segédleteket, vagy csak olyanokat készítsenek, amelyek az ügyintézés korábbi fázisaiban célszerűen nem készíthetők. Az irattári segédleteknek sokféle fajtája van. Ilyenfajta segédleteket a levéltárak is szoktak készíteni, ezért bővebben a levéltári segédleteknél lesz szó róluk. 4—93 Irattári segédkönyv — Az irattári segédletet irattári segédkönyvnek is nevezik.
