Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)
Terminológia
Legjelentősebb irattári segédkönyv vagy segédlet az irattári terv, az iktatókönyvi mutató és az irattári raktári jegyzék. Az iktatókönyv nem irattári segédkönyvnek készül, de annak is használható. 4—94 Irattári ügyiratjegyzék — (vagy a tételek ügyiratjegyzéke) az egyes irattári tételekhez egy-egy évben tartozó iktatószámokat, azaz ügyiratdarabokat tünteti fel növekvő számrendben. Azoknál az iktatószámoknál, amelyek egyben nem alapszámok, az alapszámot is megadja, amelyhez tartoznak. 4—95 Irattári ügyiratpallium — (vagy irattári iratjegyzék, irományjegyzék) a nagyobb számú ügyiratdarabból álló ügyiratok összefogó borítólapja, amelyen a kérdéses ügyirat irattári jelzetén kívül a hozzá tartozó ügyiratdarabok irattári jelzetét (iktatószámát) is feltüntetik. Az ügyiratpalliumban az ügyiratdarabokat növekvő számrendben helyezik el. 4—96 Irattári raktári jegyzék — az irattári anyagról készült áttekintő raktári jegyzék. Irattári jegyzéknek is szokták nevezni. 4—97 Irattári mutató — Irattári mutatónak az iktatókönyvi mutatót szokták használni. 4—98 Irattári kartoték — kartotékformában készült irattári segédlet. Rendszerint az irattári mutató készül kartotékformában. Az irattári kutatás 4—99 Irattári kutatás — az a tevékenység, amely annak megállapítására történik, hogy az irattárban őrzött iratokban bizonyos ügyre vagy tárgyra vonatkozó adatok vannak-e. Erre a megállapításra szüksége lehet egyrészt magának az iratképző szervnek vagy személynek, másrészt más szerveknek vagy személyeknek. Ennek megfelelően az irattári kutatás vagy belső, vagy külső cél érdekében történik. A belső célzatú irattári kutatás során keresett adatokat tartalmazó iratokat az irattár az iratképző szerv vagy személy használatára rendelkezésre rendszerint úgy bocsátja, hogy a kérdéses iratokat csatolja, vagy szereli az iratképző szervnek vagy személynek irattárba még nem került irataihoz. A külső célzatú irattári kutatás során keresett adatokat tartalmazó iratokat az irattár a kérdéses külső szerv vagy személy használatára rendelkezésre rendszerint úgy bocsátja, hogy az iratokat kikölcsönzi. Mind a belső, mind pedig a külső célzatú irattári kutatást az irattár rendszerint maga végzi el. Vannak azonban nagyobb mennyiségű régebbi iratanyagot tartalmazó irattárak, amelyek külső kutatók számára lehetővé teszik, hogy az irattári anyagban maguk kutassanak. Az ilyen irattári kutatás lényegében ugyanúgy kell, hogy történjék, mint a levéltári kutatás. 4—100 Irattári kölcsönzés — az irattárban őrzött iratoknak valamely külső szerv vagy személy használatára átmeneti időre rendelkezésre bocsátása. A levéltári kölcsönzéshez hasonló módon történik. A levéltárba adás 4—101 Levéltárba helyezés — az irattári anyag ama részének, amely történeti értékű és amelyre az iratképzőnek ügyvitele érdekében szüksége már nincsen, az illetékes levéltári intézménynek -történő átadása. A levéltárba helyezést levéltárba adásnak, levéltárnak történő átadásnak, anyagátadásnak is nevezik. 4—102 Irattári átadási jegyzék — olyan ügyviteli segédlet, amelynek kíséretében az irattárak anyagukat levéltári őrizetbe adják át. Anyagátadási, vagy csak átadási jegyzéknek is nevezik. Az irattári átadási jegyzék rendszerint egyszerű raktári jegyzék, olykor áttekintő raktári jegyzék.
