Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

szerv vagy személy szempontjából kiadványnak vagy kiadmánynak nevezik. Ugyanez az irat a kapó szerv vagy személy szempontjából beadvány. A kiadvány fogalmazata nem kiadvány, hanem belső ügyviteli irat. A kiadványnak rendeltetésszerű helye nem ott — nem annál a szervnél vagy személynél — van, ahol keletkezik. 2—82 Belső ügyviteli irat — Azt az iratot, amelynek rendeltetésszerű helye ott — annál a szervnél vagy személynél — van, ahol keletkezik, belső ügyviteli iratnak nevezik. Belső ügyviteli irat pl. a fogalmazat, az iktatókönyv. Minden levéltári irat vagy beadvány, vagy kiadvány, vagy belső ügyviteli irat. 2—83 Felirat — valamely alárendelt szervnek a föléje rendelt szervhez intézett irata. A feliratot felterjesztésnek vagy előterjesztésnek is nevezik. Feliratnak nevezték az országgyűlésnek az uralkodóhoz intézett iratát is. 2—84 Felség-előterjesztés — az uralkodó alá rendelt valamely szervnek az uralkodóhoz intézett előterjesztése. 2—85 Leirat — valamely fölöttes szervnek az alája rendelt szervhez intézett irata. 2—86 Átirat — valamely szervnek a vele egyenrangú szervhez intézett irata. 2—87 Egyes irat — kifejezés egy különálló iratot jelent, függetlenül attól, hogy hány fizikai egységre — lapra, ívre, füzetre, lyukszalagra, hanglemezre stb. — van írva. Egy egyes iratot folytatólagosan, részletekben is lehet írni. Ilyen egyes irat pl. egy személy naplója, az iktatókönyv, a pénztárkönyv. Ezeknek a részei, a bejegyzései nem tekinthetők különálló iratoknak, még egyedi iratoknak sem. Az egyes irat a legkisebb levéltári egység. 2—88 Egyedi irat — olyan egyes irat, amely egy vagy több más egyes irattal együtt ugyanarra a fizikai egységre — lapra, ívre, füzetbe, kötetbe, lyukszalagra, hanglemezre stb. — van írva. Egyedi irat pl. egy kérvényre adott válasz, amelyet a kérvény hátlapjára írtak, vagy a királyi könyvek egy kötetébe írt minden egyes feljegyzés, vagy az ülésjegyzőkönyvek egy kötetébe írt minden egyes jegyzőkönyv. Sokszor nem könnyű eldönteni, hogy részletekben írt egyes irattal, vagy pedig sorozatosan írt egyedi iratokkal van-e dolgunk. Egy személy naplójának minden egyes napi bejegyzését pl. egyedi iratnak is lehetne tekinteni. Vagy a királyi könyvek egy kötetét, sőt egész sorozatát folytatólagosan, részletekben írt egyetlen egyes iratnak is minősíthetné valaki. Az egyedi irat már nem levéltári egység, minthogy az egyedi iratok egymástól nem választhatók el, s így a levéltári rendszerben csak egy helyen lehetnek. Azt, hogy az együtt levő egyedi iratok helyét a levéltári rendszerben közülük melyik alapján határozzuk meg, esetenként kell eldönteni. 2—89 Feljegyzés — belső ügyviteli irat, amelyen az ügyintézés valamelyik mozzanatában történteket rögzítik. Pro domo, azaz belső használatra készült feljegyzésnek is nevezik. 2—90 Hátirat — olyan egyedi irat, amelyet egy másik iratra válaszként, rendszerint annak hátsó oldalára írtak. Beadványok hátsó oldalára szokták a válaszként küldött kiadványt írni, s a beadvánnyal együtt a beadóhoz el-, illetve visszaküldeni. 2—91 Főirat — Ha egy iratnak mellékletei vannak, a mellékleteihez való viszonylatában főiratnak lehet nevezni. 2—92 Melleidet — olyan irat, amely egy másik iratnak, a főiratnak kiegészítő része, szerves tartozéka. Egy levéltári beszámolónak pl. melléklete lehet egy kimutatás a munkaidő felhasználásáról, vagy egy jegyzék a megjelent kiadványokról. A mellékletet ne tévesszük össze a mellé-