Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

alapul szolgáljon egy másik iratnak a készítéséhez. A fogalmazat valamely iratnak még nem végleges, hanem csak tervezett formája. A fogalmazatot éppen ezért tervezetnek is nevezik. A fogalmazat ellentétpárja a tisztázat. Minden irat vagy fogalmazat, vagy tisztázat. Nincs minden tisztázatnak fogalmazata. Vannak iratok, amelyek mint tisztázatok keletkeznek. A fogalmazat belső ügyviteli irat. Rendeltetésszerűen oda tartozik, ahol keletkezik. Abban az esetben, ha valamely kiadványnak fogalmazata nem készül, gyakran a kiadvány másodpéldányát, vagy egy másodlatát őrzi meg az iratképző mint fogalmazatot. Az ilyen fogalmazatként megtartott tisztázat azonban rendszerint valamiben különbözik a kiadott tisztázattól, pl. aláírások helyett csak kézjegyek vannak rajta, gyengébb minőségű papírra van írva. 2—72 Vázlat— a fogalmazatnak vagy tervezetnek az a formája, amely annak csupán vázát, szerkezeti felépítését, gondolatmenetének főbb pontjait tartalmazza. A még ki nem dolgozott tervrajzot is nevezik vázlatnak. 2—73 Nyers tervezet — a fogalmazatnak vagy tervezetnek az a formája, amely annak már teljes szövegét tartalmazza, de még átnézésre, javításra, módosításra szorul. A nyers tervezetet piszkozatnak is nevezik. ' A köznapi szóhasználatban a fogalmazatnak vagy tervezetnek minden fajtáját szokták piszkozatnak mondani. 2—74 Javított irat — a fogalmazatnak arra illetékes által módosított változata. E kifejezés használata nem ajánlatos. 2—75 Tisztázat— valamely iratnak végleges formája. Nevét azért kapta, mert rendszerint a kérdéses irat fogalmazatának a letisztázásával készül. Tisztázati példánynak is nevezik, e kifejezés használata azonban nem ajánlatos. Tisztázata általában minden iratnak van. Előfordul azonban, hogy valamely irat fogalmazatáról valamilyen ok miatt nem készítenek tisztázatot. A tisztázat ellentétpárja a fogalmazat. 2—76 Szövegvariáns — Valamely iratnak eredetiben, másodlatban, vagy másolatban, illetve fogalmazatban vagy tisztázatban fennmaradt példányait szövegvariánsoknak nevezik. 2—77 Beadvány — Azt az iratot, amely valamely szervhez vagy személyhez érkezik, az illető szerv vagy személy szempontjából beadványnak nevezik. Ugyanez az irat a küldő szerv, vagy személy szempontjából kiadvány. A beadvány rendeltetésszerűen nem ott — nem annál a szervnél vagy személynél — van, ahol keletkezik. 2—78 Iktarmány — A beadványt iktatmánynak is szokták nevezni. Ennek az a magyarázata, hogy a beadványokra az iktatáskor általában ügyviteli feljegyzéseket írnak, az általános szóhasználat szerint a beadványokat iktatják. Az elnevezés nem megfelelő, hiszen beadványok akkor is voltak, amikor még nem iktattak. 2—79 Küldemény — A beadványt, minthogy általában valahonnan küldik, küldeménynek is szokták nevezni. E kifejezés használata nem ajánlatos. 2—80 Átfutó irat — olyan beadvány, amely csak átmenetileg marad annál a szervnél vagy személynél, amelyhez érkezik. Átfutó iratnak nevezik valamely szerv egyik részlegétől az ügyintézés során a szerv másik részlegéhez küldött, illetve oda érkezett ügyiratot is. Az átfutó irat nem külön iratfajta. 2—81 Kiadvány — Azt az iratot, amelyet vajamely szerv vagy személy elküld, az illető