Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

22—57 Osztályiroda — olyan iroda, amely valamely szerv iratkezelésének meghatározott részeit csak a szerv egyik részlegére kiterjedően intézi. 22—58 Iktatóhivatal — valamely szervnek az a részlege, amely az iratkezelésnek az iktatással kapcsolatos részeit intézi. Iktatóhivataluk általában csak a nagyobb szerveknek van, és az az iroda keretébe tartozik. 22—59 Kiadóhivatal — valamely szervnek az a részlege, amely az iratkezelésnek a kiadással kapcsolatos részeit intézi. Kiadóhivataluk általában csak a nagyobb szerveknek van, és az az iroda keretébe tartozik. A postaátvétel 22—60 Postaátvétel — az irodai ügyvitel egyik része, az iratképző szervhez vagy személyhez postán vagy egyéb úton érkező küldeményeknek az átvétele. A postaátvételt iratok érkezése esetén iratátvételnek, vagy egyszerűen csak átvételnek is nevezik. 22—61 Vétív — az iratképző szervhez vagy személyhez postai vagy egyéb úton érkezett küldemény átvételének elismerését tartalmazó irat, amelyet az átvevő ír alá. Nem minden küldeményt szoktak vétív ellenében átvenni. 22—62 Postabontás — az irodai ügyvitel egyik része, az iratképző szerv vagy személy részére postai vagy egyéb úton érkező küldeményeknek a felbontása. 22—63 Postaelosztás — az irodai ügyvitel egyik része, az iratképző szervhez postai vagy egyéb úton érkezett és átvett küldeményeknek bontatlanul vagy felbontva történő továbbítása a szerv illetékes részlegeihez vagy dolgozóihoz. A postaelosztást iratelosztásnak, elosztásnak, kiosztásnak vagy szétosztásnak is nevezik. 22—-64 Kézbesítés — az iratképző szervhez vagy személyhez érkezett és tőle kimenő postai jellegű küldeményeknek, továbbá ügyiratoknak valamely személy (a kézbesítő) útján történő továbbítása külső szervekhez és személyekhez, vagy belső szervezeti egységekhez és személyekhez. A kézbesítés általában kézbesítőkönyvvel történik. A kézbesítést továbbításnak is nevezik. 22—65 Kézbesítőkönyv —ügyviteli segédlet, amelyben a kézbesítés útján továbbított küldeményeket tartják nyilván, és amelyben kézbesített küldemények átvételét elismeik". A kézbesítőkönyv rovatai a következők: a kézbesítés kelte, a küldemény meghatározása (ügyirat esetében annak jelzete), az átvevő szerv, szervezeti egység vagy személy neve, az átvevő személy aláírása. A kézbesítőkönyvet átadókönyvnek is nevezik. 22—66 Postakönyv — a postai küldemények kézbesítőkönyve. 22—67 Előadókönyv — az előadók kézbesítőkönyve. Az előadókönyv kétféle: az egyikkel az előadóhoz kézbesítenek, a másikkal az előadó kézbesít másoknak. Az ügyindítás 22—68 Ügyindítás — az ügyintézés kezdő fázisa, amelyben valamely ügy intézése valamely szervnél vagy személynél megkezdődik. Az ügyintézést vagy kívülről jött megkeresés (beadvány), vagy belső (pro domo) feljegyzés szokta megindítani. 22—69 Beadó — az a szerv vagy személy, amely vagy aki valamilyen ügyben valamely szervhez vagy személyhez fordul, azt szóban vagy írásban — a beadványban — megkeresi. A beadót — nem szerencsésen — beküldőnek is nevezik.