Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

22—70 Beadványi szám — vagy a beadvány száma az az iktatószám, vagy valamilyen jel, amelyet a beadvány a beadónál kap. 22—71 Beadvány kelte — teljes értelmében az a hely és nap, ahol és amikor a beadványt kiállították. Általában azonban csak a beadvány keltének a napját szokták a beadvány keltének nevezni, és mint ilyent az iktatáskor feljegyezni. 22—72 Kelet nélkül — A „Kelet nélkül" feljegyzés azt jelenti, hogy valamely irat keltének az idejét az irat kiállításakor nem tüntették fel. A „Kelet nélkül" kifejezésnek a latin nyelvű ügyintézés idején „Sine dato" kifejezés felelt meg. 22—73 Előadó — azaz valamely szerv ügyvitelében bizonyos ügy előadója az a szervezeti egység vagy dolgozó, amelyre vagy akire az ügyben dönteni és kiadványozni jogosult személy az ügy elintézésének előkészítését, az intézkedés tervezetének elkészítését bízta, amelyre vagy akire az ügyet, vagy az ügy egyik fázisát, az ügydarabot szignálta. Amennyiben a szignálás valamely szervezeti egységre történik, az előadó személyt a szervezeti egység vezetője jelöli ki. 22—74 Előadói ív — vagy előadóív az írásbeli ügyvitelben használt, két lapból és szükség esetén betétlapokból álló irat, amelyre valamely ügy intézésével kapcsolatos adatokat, feljegyzéseket, javaslatokat, utasításokat, fogalmazatokat stb. írnak. Az előadói ív a hatóságok és hivatalok ügyvitelének, ügyiratainak a jellemző irata, ezért — pontatlanul — ügyiratnak vagy aktának is szokták nevezni. Nevezik az előadói ívet — helytelenül — borítólapnak is. 22—75 Betétlap — a 2 lapból álló előadóív folytatólagos pótlapja. A betétíapon fel kell tüntetni, hogy miiyen iktatószámú előadóívnek hányadik betétlapja. A betétlapot betétívnek is nevezik. 22—76 Pro domo feljegyzés — belső ügyviteli irat, az iratképző szervnek vagy személynek valamely üggyel kapcsolatos feljegyzése. A pro domo feljegyzést általában az előadói ívekre írják, de más formában is készülhet ilyen feljegyzés. 22—77 Jegyzőkönyvfelvétel — az írásbeli ügyvitelnek egyik formája, amelynél valamely ügyben bizonyos tényeket rögzítő feljegyzést készítenek és azt a jelenlevők aláírják. A jegyzőkönyvfelvétel a pro domo feljegyzésnek nyomatékosabb válfaja. Jegyzőkönyvfelvétellel általában ügyeket szoktak indítani, a pro domo feljegyzéssel történő ügyindításhoz hasonlóan. A jegyzőkönyvfelvétel nem azonos a jegyzőkönyvvezetéssel. 22—78 Jegyzőkönyvvezetés — valamely több személy részvételével tartott tanácskozáson, ülésen, történteknek írásba foglalása. A vezetett jegyzőkönyv különböző részletességű lehet. Az ilyen jegyzőkönyvet nem minden résztvevő szokta aláírni, hanem csak az vagy azok, akiket mint a jegyzőkönyv hitelesítőit, a tanácskozás vagy ülés vezetője felkér. A jegyzőkönyvvezetés nem azonos a jegyzőkönyvfelvétellel. 22—79 Belső kiadvány — olyan irat, amelyet az iratképző szerv valamely szervezeti egységhez vagy dolgozójához küld. Belső kiadvány pl. a szerv vezetője által a szervezeti egységekhez írt körözvény. A belső kiadvány formailag kiadvány, lényegében azonban belső ügyviteli irat. Az érkeztetés 22—80 Érkeztetés — az írásbeli ügyvitelnek az iktatással kapcsolatos egyik fázisa, amikor a beérkezett beadványra feljegyzik a beérkezés napját, továbbá a beadvánnyal kapcsolatos egyéb adatokat, pl. a beadvány mellékleteinek számát, azok esetíeges hiányát.