Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

A munkanaplók vezetését az illetékes részlegvezetők ellenőrizni kötelesek. Egyes szerveknél az ügyintézők által az általuk intézett ügyekről vezetett feljegyzést, amely lényegében munkanapló szerepét tölti be, munkakönyvnek nevezik. 21—172 Munkafeljegyzés — egyes nagyobb levéltári munkákról azok befejezése után készült feljegyzés, amelynek az a célja, hogy a munka lefolyását megörökítse, a levéltári intézmény munkájának szervezéséhez és tervezéséhez, történetének feldolgozásához adatokat szolgáltasson. A munkafeljegyzésben fel szokták tüntetni az elvégzett munka meghatározását, célját, végzésének időszakát, végzőinek nevét, a ráfordított munkaidőt, a munkában alkalmazott elveket és módszereket, a munka során szerzett tapasztalatokat. A munkafeljegyzés egyik példányát a levéltári intézmény irattárában, a másikat a megfelelő fonddossziéban szokták elhelyezni. 21—173 Jelenléti ív — naponta vezetett nyilvántartás a levéltári dolgozóknak a levéltári épületbeni tartózkodásáról. A jelenléti ív a levéltári dolgozók betűrendes névjegyzéke, amelyen minden dolgozó naponta feltünteti, hogy mikor lépett be a levéltári épületbe és hogy véglegesen mikor hagyta azt el. A bennlakók munkahelyükre érkezésük és onnani távozásuk időpontját tüntetik fel. A jelenléti ívet a levéltári épület portáján szokták naponta elhelyezni, onnan viszi el a jelenlét ellenőrzésével megbízott dolgozó. 21—174 Távozási napló — a levéltári intézményben vagy az egyes levéltári részlegeken időrendben folyamatosan vezetett nyilvántartás arról, hogy a levéltári dolgozók közül a munkaidőben ki, mikor és hol tartózkodik a levéltári épületen kívül, illetve munkahelyétől távol. A távozási naplóban minden távollétet fel szoktak tüntetni, kivéve az évi rendes szabadságolásokat. A távollét kezdetét és — ha lehet — végét még a távollét előtt fel szokták jegyezni. Az alkalmazás 21—175 Alkalmazás — munkaviszony létesítése levéltári intézmény és levéltári dolgozó között. Az alkalmazás meghatározatlan és meghatározott időre történhet. Az előbbi kinevezéssel, az utóbbi szerződéssel történik. Az előbbit állandó, az utóbbit szerződéses vagy időszaki alkalmazásnak szokták nevezni. A levéltári intézménnyel munkaviszonyt létesített levéltári dolgozót levéltári alkalmazottnak is nevezik. A levéltári intézmény és a levéltári dolgozó között létesült munkaviszonyt levéltári foglalkozásnak is mondják. 21—176 Kinevezés — meghatározatlan időre szóló munkaviszony létesítése levéltári intézmény és levéltári dolgozó között. A kinevezés feltételeit rögzítő iratot, amelyet a levéltári intézmény állít ki, kinevezési dekrétumnak nevezik. 21—177 Szerződés — mint munkaügyi fogalom meghatározott időre szóló munkaviszony létesítése levéltári intézmény és levéltári dolgozó között. A szerződés feltételeit rögzítő iratot is nevezik szerződésnek. Az állománycsoportok, személyzet 21—178 ÁDománycsoport — a levéltári munkaköröknek és az e munkakörökben alkalmazott levéltári dolgozóknak a munka jellege alapján megkülönböztetett csoportja. 21—179 Vezetői állománycsoport — A levéltári vezetői állománycsoportba a levéltári intézmények vezetői, vezetőhelyettesei és a nekik közvetlenül alárendelt levéltári részlegek vezetői, illetve az ő munkaköreik tartoznak. 21—180 Ügyintézői állománycsoport — A levéltári ügyintézői állománycsoportba azok a levéltári dolgozók, illetve munkaköreik tartoznak, akik a levéltári intézmény ügyeit érdemben intézik, a vezetői döntésre előter-