Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

ben, részben még azon kívül levő, levéltári anyagról olyan adatokat tartalmaz, olyan tájékoztatást nyújt, amelyre a levéltári intézménynek ügyvitelében, munkája végzése közben van szüksége. Az ügyviteli nyilvántartásoknak többféle fajtája van. 14—128 FondnyUvántartás — olyan ügyviteli nyilvántartás, amely valamely levéltári intézmény gyűjtőkörébe tartozó, részben már őrizetében, részben még azon kívül levő, levéltári fondokról tájékoztat, legfontosabb adataikat tüntetve fel. Adatai a fondképző szerv vagy személy neve, a fond címe és jelzete, kora, terjedelme és őrzési helye. A fondok nyilvántartása rendszerint kartotékformában történik, minden fondnak van egy kartotéklapja, amelyen adatait és az azokban bekövetkezett változásokat feltüntetik. Belső és külső fondnyilvántartást különböztetünk meg. 14—129 Fonddosszié — olyan ügyviteli nyilvántartás, amely valamely levéltári intézmény gyűjtőkörébe tartozó, részben már őrizetében, részben még azon kívül levő, levéltári fondok történetében bekövetkezett eseményekről tájékoztat, dossziékban egybegyűjtött feljegyzések révén. A fond dossziéjába kerül a fond nyilvántartásának egy példánya, azután a levéltári intézmény illetékesei által készített és aláírt feljegyzések a fond történetében bekövetkezett jelentősebb eseményekről, mint pl. rendezéséről, selejtezéséről, segédlettel való ellátásáról, konzerválásáról és restaurálásáról, filmrevételéről, közzétételéről, egyik őrzőhelyről egy másikba kerüléséről. A feljegyzéseket a dossziékban időrendi sorrendben helyezik el és őrzik, sorszámmal látva el őket, és iratjegyzéket készítve róluk, amely a dossziék élére kerül. Belső és külső fonddossziét különböztetünk meg. 14—130 Belső fondnyilvántartás — A belső fondnyilvántartási valamely levéltári intézmény a már őrizetében levő levéltári fondokról vezeti. 14—131 Belső fonddosszié — A belső fonddossziét valamely levéltári intézmény a már őrizetében levő levéltári fondokról vezeti. 14—132 Külső fondnyilvántartás — A külső fondnyilvántartási valamely levéltári intézmény a gyűjtőkörébe tartozó, de még őrizetén kívül levő levéltári fondokról vezeti. 14—133 Külső fonddosszié — A külső fonddossziét valamely levéltári intézmény a gyűjtőkörébe tartozó, de még őrizetén kívül levő levéltári fondokról vezeti. 14—134 Szervnyilvántartás — olyan ügyviteli nyilvántartás, amely valamely levéltári intézmény gyűjtőköri szerveiről tájékoztat, legfontosabb adataikat tüntetve fel. Adatai: a szerv neve és esetleges korábbi nevei, a névváltozások időpontjaival, a szerv helycíme és esetleges korábbi helycímei, a címváltozások időpontjaival, a szerv őrizetében levő teljes és a levéltárérett anyag menynyisége, az anyag biztonságára és fizikai állapotára vonatkozó esetleges észrevételek. A gyűjtőköri szervek nyilvántartása rendszerint kartotékformában történik, minden szervnek van egy kartotéklapja, amelyen adatait és az azokban bekövetkezett változásokat feltüntetik. Ezt a lapot szervnyilvántartó lapnak nevezik. 14—135 Szervdosszié — olyan ügyviteli nyilvántartás, amely valamely levéltári intézmény gyűjtőköri szerveinek történetében bekövetkezett eseményekről tájékoztat, dossziékban egybegyűjtött feljegyzések révén. A szerv dossziéjába kerül a szerv nyilvántartó lapjának egy példánya, azután a levéltári intézmény illetékesei által készített és aláírt feljegyzések a szerv történetében bekövetkezett jelentősebb eseményekről, mint pl.