Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

Kiterjedhet a tájékoztatás arra is, hogy a rendezést ki, hol és mikor végezte, továbbá hogy milyen rendezési feladatok várnak még elvégzésre, milyen fontossági sorrendben. Ez az adat elsődlegesen tájékoztató célzatú, bizonyos jelentősége az őrzés szempontjából is van, igen fontos a munka tervszerű megszervezéséhez. 14—44 Selejtezettség — A selejtezettségre vonatkozó segédletbeli adat arról tájékoztat, hogy valamely levéltári anyag — levéltári vagy raktári egység — milyen szinten és milyen mértékben selejtezett. Kiterjedhet a tájékoztatás arra is, hogy a selejtezést ki, hol és mikor végezte, továbbá hogy milyen selejtezési feladatok várnak még elvégzésre, milyen fontossági sorrendben. Ez az adat elsődlegesen tájékoztató célzatú, bizonyos jelentősége az őrzés szempontjából is van, igen fontos a munka tervszerű megszervezéséhez. 14—45 Segédlettel ellátottság — A segédlettel ellátottságra vonatkozó segédletbeli adat arról tájékoztat, hogy valamely levéltári anyagnak — levéltári vagy raktári egységnek — milyen segédletei vannak. A tájékoztatásnak az anyaghoz használható mindenféle — ügyviteli, irattári, levéltári, elsődleges és másodlagos — segédletre ki kell terjednie. Kiterjedhet a tájékoztatás arra is, hogy a segédleteket ki, hol és mikor készítette, továbbá, hogy milyen segédleteket, milyen fontossági sorrendben kell még készíteni. Ez az adat elsődlegesen tájékoztató célzatú, bizonyos jelentősége az őrzés szempontjából is van, igen fontos a munka tervszerű megszervezéséhez. 14—46 Kutathatóság — A kutathatóságra vonatkozó segédletbeli adat arról tájékoztat, hogy valamely levéltári anyag — levéltári vagy raktári egység — kutatásának mi a legcélszerűbb módja, milyen segédleteket, milyen sorrendben és miként kell használni, a kutatás témájára vonatkozó anyagot hogyan kell kikérni. Ez az adat tájékoztató célzatú, némi jelentősége az őrzés szempontjából is lehet. 14—47 Közzétettség — A közzétettségre vonatkozó segédletbeli adat arról tájékoztat, hogy valamely levéltári anyagot — levéltári vagy raktári egységet— ki, hol, mikor és hogyan publikált. Ezt a tájékoztatást a levéltári intézmények megbízhatóan csak akkor adhatják, ha anyaguk közzétételét rendszeresen nyilvántartják. Ez az adat tájékoztató célzatú. Bizonyos jelentősége az őrzés szempontjából is van, amennyiben a közzétett anyagot nem kell feltétlenül a kutatók használatára kiadni és ezáltal a rongálódás veszélyének kitenni. 14—48 Irodalom — Az irodalomra vonatkozó segédletbeli adat arról tájékoztat, hogy valamely levéltári anyagról — levéltári vagy raktári egységről — ki által írt, milyen munkák, hol és mikor jelentek meg. Az irodalom keretében a kérdéses anyagról közzétett segédleteket is fel kell sorolni. Ez az adat tájékoztató célzatú. Félretértés elkerülése végett hangsúlyozni kell, hogy valamely levéltári anyag felhasználása és idézése valamely munkában nem tartozik a kérdéses levéltári anyag irodalmához. A segédletek osztályozása 14—49 Segédletfajta — A segédleteket többféle alapon osztályozhatjuk, az osztályozás eredményei a segédletfajták. Azon az alapon, hogy hol készültek, levéltári és ügyviteli segédleteket különböztetünk meg. Azon az alapon, hogy eredetileg minek készültek, elsődleges és másodlagos segédleteket különböztetünk meg. Céljuk vagy rendeltetésük alapján biztonsági és tájékoztatási célú, valamint belső használatra és kiadásra szánt segédleteket különböztetünk meg.