Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

Szintjük alapján magas, közép és mély szintű segédleteket különböztetünk meg. Részletességük alapján szintetikus és analitikus segédleteket különböztetünk meg. Teljességük alapján teljes vagy központi és részleges, valamint általános és tematikai segédleteket különböztetünk meg. . Rendszerük alapján az anyagéval azonos és az anyagétól eltérő, továbbá ideális, valamint tematikai rendszerű (tematikus) segédleteket különböztetünk meg. Kivitelük alapján ív és kartoték formájú segédleteket különböztetünk meg. A fenti segédletfajtákat általános segédletfajtáknak vagy segédlettípusoknak mondhatjuk. Végül vegyes alapon, elsősorban mégis elsődleges rendeltetésük, továbbá adataik fajai, mélysége és szélessége alapján a segédleteknek számos egyedi fajtáját különböztetjük meg. Ez utóbbiak között a leggyakoribbak a következők: kalauz, fond- és állagjegyzék, fond- és állagkartoték, fondok és állagok könyve, fondok és állagok szakjegyzéke, tervezési statisztikai kimutatás, útmutató, fondismertetés, alapleltár, ismertető leltár, raktári jegyzék, konspektus, áttekintő raktári jegyzék, repertórium, iratjegyzék, lajstrom, regeszta, katalógus, mutató. Valamely egyedi segédletfajta többfajta segédlettípusba is tartozhat. Egy lajstrom pl. lehet irattári vagy levéltári, belső használatra vagy kiadásra szánt, általános vagy tematikai, az anyagéval egyező vagy tematikai rendszerű, ív vagy kartoték formájú segédlet. 14—50 Elsődleges segédlet — olyan irat, amely azzal az elsődleges rendeltetéssel készült, hogy a levéltári anyagra vonatkozó, a levéltári intézmények célját szolgáló adatokat nyújtson. Azon az alapon, hogy az elsődleges segédlet hol készült, ügyviteli, irattári és levéltári elsődleges segédleteket különböztetünk meg. 14—51 Másodlagos segédlet — olyan irat, amely a levéltári anyagra vonatkozó, a levéltári intézmények célját szolgáló adatokat tartalmaz, de nem azzal az elsődleges rendeltetéssel készült, hogy a levéltári intézmények célját, a levéltári anyag biztonságos őrzését és minél könnyebben használhatóvá tételét szolgálja. A másodlagos segédletek az ügyvitelben készülnek: ügyviteli segédletek. 14—52 Levéltári segédlet — olyan irat, amely levéltári intézményben készült azzal az elsődleges rendeltetéssel, hogy a levéltári anyagra vonatkozó, a levéltárak kettős célját vagy rendeltetését szolgáló adatokat nyújtson. Más megfogalmazásban úgy is mondhatjuk ezt: a levéltári segédlet levéltári intézményben azzal az elsődleges rendeltetéssel készült irat, hogy a levéltárak kettős célját vagy rendeltetését a levéltári anyagra vonatkozó adatok nyújtásával szolgálja. A magyar levéltári terminológiában hoszszú ideig nem minden levéltári segédletet, sőt általában nem minden segédletet neveztek segédletnek, hanem csak azokat, amelyek mély szinten: ügyiratok, ügyiratdarabok, vagy egyes iratok szintjén készültek. A magasabb szintű levéltári segédleteknek levéltári leltár volt a nevük. A levéltári leltár kifejezést ma egyrészt mindenfajta levéltári segédlet jelölésére, tehát a levéltári segédlet kifejezés szinonimájaként, másrészt meghatározott levéltári segédletfajták — alapleltár és ismertető leltár — jelölésére használjuk. Azon az alapon, hogy a levéltárak kettős célja vagy rendeltetése közül elsődlegesen melyiket szolgálják, továbbá azon, hogy milyen adatokat, milyen mélységben, szélességben, teljességben, rendszerben és formában nyújtanak, a levéltári segédleteknek sokféle fajtáját különböztetjük meg. A levéltári és általában minden segédletnek döntő tényezője a segédletbeli adat, annak célja, mélysége, szélessége és fajtája. A segédletbeli adatoknak ezek a sajátságai,