Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

egyik módja. A segédletek a levéltári anyagból kiemelt és rendszerezett adatokat tartalmaznak. 14—8 Gépi adatfeldolgozás — a levéltári anyagból kiemelt adatoknak gép segítségével történő tárolása és rendszerezése, feldolgozása. 14—9 Elektronikus adatfeldolgozás — a levéltári anyagból kiemelt adatoknak elektronikus gép segítségével történő tárolása és rendszerezése, feldolgozása. 14—10 Adattár — jelenti a levéltári anyagból kiemelt és összegyűjtött adatokat, jelenti továbbá azt a helyet, ahol ezeket az adatokat őrzik. Az adattárat adatbanknak is nevezik. 14—11 Címtár — a levéltári anyagból címek formájában kiemelt adatok tára. 14—12 Dokumentumtár — a levéltári anyagból kiemelt történeti értékű adatok tára. 14—13 Információtár — a levéltári anyagból kiemelt, információt tartalmazó adatok tára. Minthogy a levéltári adatok mind tartalmaznak valamilyen információt, az információtár tulajdonképpen azonos az adattárral. 14—14 Thesaurus — fogalmaknak, illetve az azokat jelölő kifejezéseknek a rendszere. Lehet általános és készülhet valamely szakterület, pl. a mezőgazdaság, az ipar, a kereskedelem fogalmairól. A levéltári thesaurus a levéltári anyagban előforduló fogalmaknak, illetve az azokat jelölő kifejezéseknek a rendszere. Minthogy a levéltári anyagban múltbeli fogalmak vannak, a levéltári thesaurus közel áll a múlttal foglalkozó történettudomány, a történelem thesaurusához. A levéltári thesaurus a levéltári adatszolgáltatás lényeges eszköze, annak érdekében készül. A levéltári anyagban levő adatokat a levéltári thesaurus rendszerének megfelelően rendszerezve, könnyebb eligazodni közöttük s megtalálni azokat, amelyek meghatározott témára vonatkoznak. Különösen, ha az adatok rendszerezése géppel, elsősorban elektronikus számítógéppel történik. A gépbe betáplált levéltári adatok a levéltári thesaurus fogalmainak a jelzeteit kapják mint jelzeteket, a rendszerezés a jelzetek alapján történik. 14—15 Deszkriptor — a levéltári anyagból kiemelt adatok meghatározásainak szabványosított cím-, kulcs- vagy vezérszava. A levéltári deszkriptorokat úgy kell szabványosítani, hogy azonos fogalmat mindig azonos kifejezés jelöljön, továbbá hogy fogalmaik és kifejezéseik összhangban legyenek a levéltári thesaurus fogalmaival és kifejezéseivel. A deszkriptort szabvány címszónak, kulcsszónak és vezérszónak is nevezik. 14—16 Segédlet — olyan irat, amely a levéltári anyagra vonatkozó, a levéltári intézmények célját szolgáló adatokat tartalmaz. 14—17 Segédkönyv — vagy könyvsegédlet könyv formájú segédlet. Nemcsak a könyv formájú, hanem bármilyen segédletet is szoktak segédkönyvnek nevezni. Ez a segédkönyv kifejezésnek tágabb körű jelentése. A könyvsegédlet kifejezést ebben a tágabb körű jelentésben nem használják. 14—18 Segédletkészítés módszere — az a mód, ahogyan a segédletkészítés elveit a gyakorlatban alkalmazzák, a segédletkészítés elméletének a gyakorlata. A segédletkészítés módszerének a kérdése pl., hogy az egyes iratokhoz készülő mutató egy fázisban készüljön-e, avagy kettőben: először ideiglenesen, azután véglegesen. A segédletbeli adatok 14—19 Segédletbeli adat — valamely levéltári anyag egészének vagy egy részének az a sajátossága, amelynek ismerete a kérdéses levéltári anyag biztonságos őrzését vagy minél könnyebb használatát szolgálja. A segédletbeli adatok sokfélék lehetnek.