Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

A levéltári anyag őrzését és minél könnyebb használatát leginkább szolgáló, a levéltári segédletekben leginkább szereplő adatok a következők: a levéltári anyag címe, jelzete, irattani jellege, nyelve, kora, tárgya, tartalma, terjedelme, tagolódása, rendszere, biztonsága, sérültsége, betegsége, filmezettsége, fényképezettsége, rendezettsége, selejtezettsége, segédlettel ellátottsága, kutathatósága, közzétettsége, irodalma. 14—20 Segédletbeli adatok célja — azonos a levéltárak céljával vagy rendeltetésével, hiszen a segédletek azért készülnek, hogy a levéltárak célját vagy rendeltetését szolgálják. A segédletbeli adatok célja tehát kettős: a levéltári anyag őrzésének és minél könnyebb használatának a biztosítása. A segédletbeli adatok nagy része egyaránt szolgálja a levéltári anyag őrzését és minél könnyebb használatát. Kevés az olyan segédletbeli adat, amely kizárólag az őrzést, vagy kizárólag a minél könnyebb használatot szolgálja. A kettős célú segédletbeli adatok is azonban elsődlegesen rendszerint vagy az őrzést, vagy a minél könnyebb használatot szolgálják. A kettős célt egyaránt és egyformán szolgáló segédletbeli adatok: a levéltári anyag címe, jelzete, rendszere, filmezettsége, fényképezettsége. A kettős célt egyaránt, de elsődlegesen az őrzést szolgáló segédletbeli adatok: a levéltári anyag terjedelme, sérültsége, betegsége. A kettős célt egyaránt, de elsődlegesen a minél könnyebb használatot szolgáló segédletbeli adatok: a levéltári anyag irattani jellege, kora, tagolódása, rendezettsége, selejtezettsége, segédlettel ellátottsága. Kizárólag az őrzést szolgáló segédletbeli adat: a levéltári anyag biztonsága. Kizárólag a minél könnyebb használatot szolgáló segédletbeli adatok: a levéltári anyag nyelve, tárgya, tartalma, kutathatósága, közzétettsége, irodalma. A kettős fő cél mellett van a segédletbeli adatoknak egy harmadik, járulékos célja is. Ez a cél a levéltári munka tervszerű megszervezése. Azokat a segédletbeli adatokat, amelyek ezt a célt is szolgálják, tervezési statisztikai célú vagy rendeltetésű adatoknak nevezzük. Az ilyen adatok elsődlegesen vagy a levéltári anyag őrzését, vagy annak minél könnyebb használatát szolgálják, bizonyos fajta — a tervezési statisztikai — segédletekben azonban a levéltári munka tervszerű megszervezését szolgálják. Ezek a segédletbeli adatok a következők: a levéltári anyag címe, jelzete, kora, tárgya, tartalma, terjedelme, biztonsága, sérültsége, betegsége, filmezettsége, fényképezettsége, rendezettsége, selejtezettsége, segédlettel ellátottsága. Főleg a terjedelemre, a rendezettségre, a selejtezettségre és a segédlettel való ellátottságra vonatkozó adatok azok, amelyeknek legnagyobb a jelentősége a tervezési statisztikai segédletben. 14—21 Segédletbeli adatok szintje — annak a levéltári vagy raktári egységnek a szintje, amelyre az adatok vonatkoznak. A segédletbeli adatok szintjét azok mélységének is nevezhetjük. Egy tételre vonatkozó segédletbeli adatok — mint amilyen a tétel címe, jelzete, kora, tárgya, terjedelme stb. — pl. tétel mélységűek vagy tétel szintűek. A levéltári és raktári egységeknek megfelelően a segédletbeli adatokat is mélységük vagy szintjük alapján három főcsoportba sorolhatjuk, megkülönböztethetünk magas, közép és mély szintű segédletbeli adatokat. Egy tételre vonatkozó segédletbeli adatok pl. közép szintűek, minthogy a tétel közép szintű levéltári egység. Egy kötetre vonatkozó segédletbeli adatok mély szintűek, mivel a kötet mély szintű raktári egység. 14—22 Segédletbeli adatok részletessége — vagy szélessége attól függ, hogy a levéltári anyag valamely sajátosságáról — címéről, koráról, tárgyáról stb. — mennyit mondanak, milyen részletesen beszélnek. A részletesség alapján kétféle segédletbeli 12* 179