Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

14. SEGÉDLETKÉSZÍTÉS A segédletkészítés 14—1 Segédletkészítés — a levéltári munka egyik fajtája, egyike a legfontosabb levéltári munkáknak. A segédletkészítés során a levéltári anyagról annak biztonságos őrzését és minél könnyebben használhatóvá tételét szolgáló meghatározott adatokat állapítsanak meg, s azokat meghatározott formákban írásbelileg rögzítik. A segédletkészítés eredménye a segédlet. Segédletet a levéltári anyaghoz nemcsak akkor készítenek, amikor az anyag már levéltári intézmény őrizetében van, hanem korábban is, amikor az anyagot még az, iratképző szervek vagy személyek őrzik. A levéltári intézményekben folyó segédletkészítést, az ott készült segédleteket megkülönböztetjük az iratképző szerveknél vagy személyeknél folyó segédletkészítéstől, az azoknál készült segédletektől. Azon az alapon, hogy hol és milyen segédlet készül, a segédletkészítésnek különböző fajtáit különböztetjük meg. A segédletkészítést segédlettel ellátásnak is nevezik. 14—2 Leltározás — a segédletkészítést leltározásnak is nevezik. Leltározásnak ma már csak a leltárak — alap- és ismertető leltár — készítését nevezzük. 14—3 Dokumentáció — adatszolgáltatás. A levéltári dokumentáció a levéltári anyagban levő meghatározott adatoknak a feltárása és ismertté tétele. A levéltári dokumentáció tehát levéltári munka, lényegében a levéltári segédletkészítéssel azonos levéltári munka. A dokumentációnak mint munkának az eredményét, a feltárt és ismertté tett adatokat is nevezik dokumentációnak. A levéltári segédletkészítés eredményét, a levéltári segédletet, levéltári dokumentációnak is nevezhetjük. A levéltári dokumentációnak annyi fajtáját különböztethetjük meg, mint a levéltári segédletkészítésnek, illetve a levéltári segédletnek. A dokumentációt adatfeltárásnak, adatszolgáltatásnak, információnak is nevezik. 14—4 Tudományos tájékoztatás — a tájékoztatást tudományos tájékoztatásnak is szokták nevezni. 14—5 Tájékoztatás egységes rendszere — azonos a tájékoztatás leglényegesebb eszközeinek, a segédleteknek az egységes rendszerével. A magyar terminológia nem használja ezt a kifejezést. 14—6 Segédletrendszer — a segédletek különböző alapokon történő osztályozásának az eredménye. Azt tünteti fel, hogy a segédleteknek milyen fajtái és típusai vannak, s azok miként viszonylanak egymáshoz. A segédletrendszert a tájékoztatás rendszerének is nevezik. 14—7 Adatfeldolgozás — a levéltári anyagban levő adatok kiemelése és rendszerezése. A segédletkészítés az adatfeldolgozás 12 Ember 177