Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

A selejtezési jelentést az a személy készíti, aki a kérdéses selejtezési munka irányítására megbízást kapott, és annak nyújtja be, akitől a megbízást kapta. Valamely szervnél folyamatosan folyó selejtezési munkákról rendszeres időközökben is lehet selejtezési jelentést készíteni. 13—28 Selejtezés ellenőrzése — annak a felülvizsgálata, hogy a selejtezés a jogszabályokban és a selejtezési tervben meghatározott módon történt-e. A selejtezés ellenőrzése során elsősorban azt kell vizsgálni, hogy a kiselejtezésre javasolt anyagban nincsen-e olyan, amely levéltári értékű, amely tehát nem selejtezhető ki. A selejtezés ellenőrzése ugyanazon a szinten kell, hogy történjék, amelyen a selejtezés történt. Tétel szintű selejtezés esetén pl. a kiselejtezésre javasolt tételek levéltári értékét kell ellenőrizni, nem pedig a tételeken belüli kisebb levéltári egységekét, pl. ügyiratokét, ügyiratdarabokét vagy egyes iratokét. 13—29 Reprezentatív kiválasztás — a selejtezés ellenőrzésének az a módja, amelynél nem az egész selejtezett anyagot, hanem annak csak kiválasztott részeit ellenőrzik, s ezen az alapon mondanak véleményt a selejtezésről. A kiselejtezés 13—30 Kiselejtezés — a selejtezésnek az a fázisa, amelynek során a levéltári értékkel nem rendelkező anyagot elkülönítik az ilyen értékkel rendelkezőtől. 13—31 Kiselejtezési javaslat — a selejtezést végzőknek a selejtezés befejeztével arra vonatkozóan tett javaslata, hogy a selejtezett anyagból mi minősüljön selejtnek, mi kerüljön kiselejtezésre. 13—32 Kiselejtezés engedélyezése — a selejtezés kérdésében dönteni jogosult szervnek vagy személynek hozzájárulása ahhoz, hogy a selejtezés során levéltári értékkel nem rendelkezőnek bizonyult anyagot elkülönítsék az ilyen értékkel rendelkezőtől. 13—33 Kiselejtezés jóváhagyása — a már engedélyezett kiselejtezés ügyében végső fokon dönteni jogosult személynek vagy szervnek a döntése arról, hogy az átselejtezett anyagból miminősül selejtnek, mi kerül kiselejtezésre. 13—34 Kiselejtezési jegyzék — a selejtezés során selejtnek minősült és kiselejtezésre kerülő anyagról készített kimutatás. A kiselejtezési jegyzék olyan szinten készül, amilyen szinten a selejtezés történt. 13—35 Kiselejtezési feljegyzés — a kiselejtezés megtörténtéről, helyéről, idejéről és módjáról készült feljegyzés. Az készíti, aki a kiselejtezés végrehajtására megbízást kapott, annak részére, akitől a megbízást kapta, aki rendszerint a kiselejtezés engedélyezője. 13—36 Selejt — az az anyag, amely a selejtezés során levéltári értékkel nem rendelkezőnek bizonyult, és amelyet már kiselejteztek. Iratanyag esetében a selejtet kiselejtezett iratnak is nevezik. 13—37 Selejtpapír — a selejtezés során selejtnek minősült iratanyagot selejtpapírnak is nevezik. 13—38 Kiselejtezett irat — olyan irat, amely a selejtezés során levéltári értékkel nem rendelkezőnek bizonyult, amelyet ezért kiselejteztek, amely selejt. 13—39 Átselejtezett irat — olyan irat, amely selejtezésen átesett, és vagy levéltári értékűnek, vagy pedig kise lej tezhe tőnek bizonyult, de utóbbi esetben kiselejtezésre még nem került. 13—40 Mintapéldány — olyan anyag — elsősorban iratanyag —, amely a selejtezés során kiselejtezhetőnek bizonyult, amelynek többi példányát ki is selejtezték, egy-két példányát azonban mint mintapéldányt megtartották, levéltári értékűnek nyilvánították. A mintapéldány lehet pl. egy jelenléti ív, vagy egy kézbesítőkönyv, amelynek többi példányát mint levéltári értékkel nem rendelkezőt kiselejtezik, egyet-kettőt azonban