Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

13—21 Értékcsoport — vagy értékkategória az azonos selejtezési időhatárral vagy me­gőrzési idővel rendelkező iratok együttese. A legmagasabb értékcsoportba a levéltári értékkel rendelkező, ki nem selejtezhető ira­tok tartoznak. Van olyan értékcsoport, amelybe tartozó iratok keletkezésük után 3 hónappal már el­vesztik ügyviteli értéküket, kiselejtezhetők. 13—22 Selejtezési segédlet — vagy értékelési segédlet olyan irat, amely az iratok selejtezé­séhez vagy értékeléséhez szolgál támpontul, nyújt segítséget. Ilyen iratok: a selejtezési jogszabályok, a selejtezési utasítások, a selejtezési tervek, a selejtezési ügykörjegyzékek, a szervértékjegy­zékek, az iratértékjegyzékek stb. Az irattári terv is tekinthető selejtezési se­gédletnek, különösen, ha egyben selejtezési terv is. 13—23 Selejtezési bizottság — olyan bizott­ság, amelynek az a feladata, hogy a selejtezé­si szabályzatban foglaltak alapján selejtez­zen. A selejtezéssel járó fokozott felelősség in­dokolja, hogy a selejtezést több személy kö­zösen végezze vagy ellenőrizze. A selejtezési bizottság feladata kettős, részben maga is selejtez, részben a mások ál­tal végzett selejtezést ellenőrzi. A selejtezési bizottságot azok bízzák meg, akik a selejtezés kérdéseiben dönteni jogo­sultak. Az Amerikai Egyesült Államokban pl. a kongresszus dönt a selejtezés kérdéseiben. A kongresszusnak külön selejtezési bizottsá­ga van, amelyben egy-egy tag képviseli a sze­nátust és a képviselőházat. A selejtezési bizottságot értékelési bizott­ságnak is nevezik. 13—24 Selejtezési felelős — az a személy, aki arra kap megbízást, hogy meghatározott selejtezési munkákat irányítson. A selejtezési felelős megbízatása szólhat csupán egyetlen selejtezési munkára, de szól­hat egy vagy több szervnél történő minden selejtezési munkára is. Selejtezési felelőse a levéltári intézmé­nyeknél folyó belső selejtezési munkáknak is lehet. 13—25 Selejtezési jegyzőkönyv — valamely selejtezés leglényegesebb adatait összefogla­ló és megörökítő irat. A selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tün­tetni, hogy a kérdéses selejtezést milyen jog­szabály alapján, melyik szervnek vagy sze­mélynek milyen anyagában, kik, hol, mikor és hogyan végezték. A selejtezési jegyzőkönyvben mind a se­lejtezésre, mind pedig a kiselejtezésre kerülő anyagnak a mennyiségét fel kell tüntetni. Amennyiben a selejtezés selejtezési terv (selejtezési ügykörjegyzék stb.) alapján törté­nik, azt a selejtezési jegyzőkönyvhöz mellé­kelni kell. Ugyancsak mellékelni kell a selejtezési jegyzéket, amennyiben ilyen készül. A selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tün­tetni, hogy a selejtezést kik ellenőrizték, to­vábbá hogy a selejtezők által kiselejtezésre javasolt anyag kiselejtezését kik engedélyez­ték és hogy a kiselejtezés mikor és hogyan történt. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezést végzők, ellenőrzők és a kiselejtezést engedé­lyezők írják alá. A selejtezési jegyzőkönyv nem selejtezhe­tő ki. 13—26 Selejtezési jegyzék — a selejtezés so­rán készült feljegyzés arról, hogy mi került kiselejtezésre. Selejtezési jegyzéket olyan esetben szok­tak készíteni, amikor a selejtezés nem irattári tervre vagy levéltári segédletre épült selejte­zési terv, hanem ügykörjegyzék alapján tör­ténik. A selejtezési jegyzék különböző mélységű vagy szintű lehet, aszerint, hogy a selejtezés milyen mélységű vagy szintű. 13—27 Selejtezési jelentés — vagy értékelési jelentés valamely befejezett selejtezési mun­ka lefolyását és eredményét összefoglalóan ismertető írásbeli beszámoló.

Next

/
Oldalképek
Tartalom