Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

13—21 Értékcsoport — vagy értékkategória az azonos selejtezési időhatárral vagy megőrzési idővel rendelkező iratok együttese. A legmagasabb értékcsoportba a levéltári értékkel rendelkező, ki nem selejtezhető iratok tartoznak. Van olyan értékcsoport, amelybe tartozó iratok keletkezésük után 3 hónappal már elvesztik ügyviteli értéküket, kiselejtezhetők. 13—22 Selejtezési segédlet — vagy értékelési segédlet olyan irat, amely az iratok selejtezéséhez vagy értékeléséhez szolgál támpontul, nyújt segítséget. Ilyen iratok: a selejtezési jogszabályok, a selejtezési utasítások, a selejtezési tervek, a selejtezési ügykörjegyzékek, a szervértékjegyzékek, az iratértékjegyzékek stb. Az irattári terv is tekinthető selejtezési segédletnek, különösen, ha egyben selejtezési terv is. 13—23 Selejtezési bizottság — olyan bizottság, amelynek az a feladata, hogy a selejtezési szabályzatban foglaltak alapján selejtezzen. A selejtezéssel járó fokozott felelősség indokolja, hogy a selejtezést több személy közösen végezze vagy ellenőrizze. A selejtezési bizottság feladata kettős, részben maga is selejtez, részben a mások által végzett selejtezést ellenőrzi. A selejtezési bizottságot azok bízzák meg, akik a selejtezés kérdéseiben dönteni jogosultak. Az Amerikai Egyesült Államokban pl. a kongresszus dönt a selejtezés kérdéseiben. A kongresszusnak külön selejtezési bizottsága van, amelyben egy-egy tag képviseli a szenátust és a képviselőházat. A selejtezési bizottságot értékelési bizottságnak is nevezik. 13—24 Selejtezési felelős — az a személy, aki arra kap megbízást, hogy meghatározott selejtezési munkákat irányítson. A selejtezési felelős megbízatása szólhat csupán egyetlen selejtezési munkára, de szólhat egy vagy több szervnél történő minden selejtezési munkára is. Selejtezési felelőse a levéltári intézményeknél folyó belső selejtezési munkáknak is lehet. 13—25 Selejtezési jegyzőkönyv — valamely selejtezés leglényegesebb adatait összefoglaló és megörökítő irat. A selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni, hogy a kérdéses selejtezést milyen jogszabály alapján, melyik szervnek vagy személynek milyen anyagában, kik, hol, mikor és hogyan végezték. A selejtezési jegyzőkönyvben mind a selejtezésre, mind pedig a kiselejtezésre kerülő anyagnak a mennyiségét fel kell tüntetni. Amennyiben a selejtezés selejtezési terv (selejtezési ügykörjegyzék stb.) alapján történik, azt a selejtezési jegyzőkönyvhöz mellékelni kell. Ugyancsak mellékelni kell a selejtezési jegyzéket, amennyiben ilyen készül. A selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni, hogy a selejtezést kik ellenőrizték, továbbá hogy a selejtezők által kiselejtezésre javasolt anyag kiselejtezését kik engedélyezték és hogy a kiselejtezés mikor és hogyan történt. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezést végzők, ellenőrzők és a kiselejtezést engedélyezők írják alá. A selejtezési jegyzőkönyv nem selejtezhető ki. 13—26 Selejtezési jegyzék — a selejtezés során készült feljegyzés arról, hogy mi került kiselejtezésre. Selejtezési jegyzéket olyan esetben szoktak készíteni, amikor a selejtezés nem irattári tervre vagy levéltári segédletre épült selejtezési terv, hanem ügykörjegyzék alapján történik. A selejtezési jegyzék különböző mélységű vagy szintű lehet, aszerint, hogy a selejtezés milyen mélységű vagy szintű. 13—27 Selejtezési jelentés — vagy értékelési jelentés valamely befejezett selejtezési munka lefolyását és eredményét összefoglalóan ismertető írásbeli beszámoló.