Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)
Terminológia
zat mikéntje, másrészt annak mélysége tekintetében különbözők lehetnek. A selejtezést háromféle módon lehet előirányozni, aminek megfelelően háromféle selejtezési tervet különböztethetünk meg. A selejtezés előirányzatának egyik módja az, hogy azt határozzuk, illetve jelöljük meg, amit a selejtezésre kerülő anyagból meg akarunk tartani. A másik mód az, hogy azt határozzuk, illetve jelöljük meg, amit a selejtezésre kerülő anyagból ki akarunk selejtezni. A harmadik mód az, hogy meghatározzuk, illetve megjelöljük azt is, amit a selejtezésre kerülő anyagból meg akarunk tartani, valamint azt is, amit ki akarunk selejtezni. A selejtezés előirányzatának ezt a harmadik módját, az ilyen előirányzatot tartalmazó selejtezési tervet tartjuk a legjobbnak, az ideálisnak. Az ideális selejtezési terv külső selejtezés esetén az irattári tervre épül, annak felhasználásával készül. Az irattári tervben szereplő minden egyes tételnél megjelöli, hogy azt meg kell-e tartani, avagy ki lehet-e selejtezni. Az utóbbi esetben azt is meghatározza, hogy a kiselejtezés az anyag keletkezésétől számított mennyi idő elteltével történhet. Belső selejtezés esetén az ideális selejtezési terv a selejtezésre kerülő anyag valamilyen segédletére épül, annak felhasználásával készül. A kérdéses segédlet minden egyes tételénél megjelöli, hogy azt meg kell-e tartani, avagy ki lehet-e selejtezni. Vannak olyan selejtezési tervek is, amelyek nem irattári tervre vagy valamilyen segédletre épülnek, hanem csak általánosságban határozzák meg azokat az ügyköröket, amelyeknek az iratait meg kell tartam, avagy ki lehet selejtezni. Az üyen selejtezési tervek ideálisnak éppen nem tekinthetők, az ilyenek alapján végzett selejtezésnél erősen érvényesül a selejtező szubjektivitása. Aszerint, hogy a selejtezés alapjául szolgáló irattári terv, illetve levéltári segédlet milyen mélységű, azaz milyen levéltári szinten készült, a selejtezési tervek különböző mélységűek lehetnek. Tárgyilag tagolódó anyag esetében általában tétel szintűek a selejtezési tervek, ilyen szintű irattári tervekre, avagy levéltári segédletekre épülnek. A tétel szintű selejtezési tervek alapjául szolgáló levéltári segédletek a repertóriumok és az áttekintő raktári jegyzékek. 13—18 Selejtezési ügykörjegyzék — olyan selejtezési terv, amely azokat az ügyköröket tünteti fel, amelyeknek az iratait meg kell tartani, vagy ki kell selejtezni. Mint minden selejtezési terv, a selejtezési ügykörjegyzék is háromféle lehet. Az egyik csak azokat az ügyköröket tünteti fel, amelyeknek az iratait meg kell tartani. A másik csak azokat az ügyköröket tünteti fel, amelyeknek az iratait ki kell selejtezni. A harmadik minden ügykört feltüntet, azokat is, amelyeknek az iratait meg kell tartani, valamint azokat is, amelyeknek az iratait ki kell selejtezni. A selejtezési ügykörjegyzék nem ideális selejtezési terv. 13—19 Szervértékjegyzék — valamely levéltári intézmény gyűjtőköri szervei vagy személyei közül azokat tünteti fel, amelyeknek teljes iratanyaga vagy iratanyagának túlnyomó része, nem rendelkezik levéltári értékkel. A szervértékjegyzék olyan is lehet, amely valamely levéltári intézmény összes gyűjtőköri szervét vagy személyét tartalmazza, s mindegyiknél feltünteti, hogy iratanyaga rendelkezik, vagy nem rendelkezik, avagy csak minimális mértékben rendelkezik levéltári értékkel. 13—20 Iratértékjegyzék — valamely levéltári intézmény gyűjtőköri szerveinek vagy személyeinek iratanyagában található iratfajták és irattípusok közül azokat tünteti fel, amelyek levéltári értékkel nem rendelkeznek. Iratértékjegyzék minden egyes gyűjtőköri szerv vagy személy iratanyagához külön is készülhet.
