Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

Az iktatói sorszámrendszert a fondok szintjénél alacsonyabb szintű levéltári egységek tagolásánál szokták alkalmazni. Az iktatói sorszámrendszerben a levéltári egységek mély szintű, ügyirat szintű levéltári egységek. 12—135 Tizedes rendszer — vagy decimális rendszer nem valamely meghatározott rendszerezési alap érvényesítésével kialakított rendszer, hanem bármilyen alapon, akár különböző alapokon is, kialakított rendszernek tizedes számkeretbe foglalása. A tizedes rendszer érvényesítésénél a levéltári anyagot úgy tagolják, hogy a legmagasabb szinten van az egész kérdéses anyag, amelyet tíz — 0—9 számokkal jelölt — egységre bontanak. Ezek az egységek a második szint egységei. Minden ilyen második szintű egységet újra tíz — ugyancsak 0—9 számokkal jelölt— egységre bontanak. így keletkeznek a harmadik szint egységei. Ezt az eljárást továbbfolytatják egészen a tizenegyedik szintig. Az így kialakuló tizedes számkeretbeli számok jelölik a levéltári egységek helyét a levéltári anyagban. A 3784 jel pl. azt jelenti, hogy a vele jelölt levéltári egység a második szint harmadik egységébe, azon belül a harmadik szint hetedik egységébe, azon belül a negyedik szint nyolcadik egységébe, azon belül az ötödik szint negyedik egységébe tartozik. A tizedes rendszer magyarországi irattári alkalmazására történt kísérletek kudarccal végződtek. 12—136 Csoportszámos rendszer — tizedes rendszerbe foglalása egy olyan tárgyi rendszernek, amely nem valamely meghatározott szerv vagy személy, még csak nem is szerveknek vagy személyeknek meghatározott típusa, hanem egy országon belül minden iratképző szerv és személy iratanyagának a számára közös rendszerként hivatott szolgálni. E rendszeren belül pl. egy számot kap a levéltárügy, egy másik számot a személyzeti ügyek, a két szám együtt — csoportban — jelenti a levéltári vonatkozású személyzeti ügyeket, illetve az ilyen ügyek iratait. A tizedes rendszerben alkalmazott számok segítségével tovább lehet folytatni a tagolást, növelni a számcsoportban szereplő számjegyek számát. A csoportszámos rendszer — amelynek egyik variánsát közigazgatási számrendszernek nevezték — magyarországi alkalmazása kudarcot vallott. Egy ország valamennyi iratképzője számára nem lehet közös irattári tervet előírni. 12—137 Betűrendi alap — az a levéltári és raktári rendszerezési alap, amelynek érvényesítésénél a betűrendet veszik figyelembe. A betűrendi alapot azonos szintű levéltári és raktári egységek horizontális tagolásánál, egymás melletti helyének a megállapításánál szokták érvényesíteni. A betűrendi alapot különböző szinteken szokták érvényesíteni, magas, közép és mély szintű levéltári egységeket egyaránt szoktak betűrendi alapon horizontálisan tagolni. A betűrendi alapot levéltári egységek tagolásánál úgy érvényesítik, hogy a levéltári egységek címéből kiemelnek egy vezérszót, és a levéltári egységeket vezérszavaik betűrendjében helyezik el egymás mellett. Tipikus példája a betűrendi alap érvényesítésének a levéltári rendszerezésnél, amikor a missilis leveleket előbb a címzettek nevének, egy-egy címzett leveleit pedig a levélírók nevének a betűrendjében helyezik el. A betűrendi alap érvényesítésére magas levéltári szinten példa a Magyar Országos Levéltárban a magyar kamara fondjában a departamentumok szerinti állagoknak az elhelyezése azok címének a betűrendjében. Raktári egységek rendszerezésénél úgy érvényesítik a betűrendi alapot, hogy az egymás után következő azonos szintű raktári egységeket — pl. polcokat — az ábécé betűivel jelölik meg. Raktári egységek esetében a betűrend — miként a számrend is — nem annyira rendszerezés alapjául, nem rendszer kialakítására, hanem inkább annak rögzítésére szolgál.