Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
2. A levéltári segédletek tartalmi kérdései
2. A levéltári segédletek tartalmi kérdései A bevezetésben már említettük, hogy a levéltári segédletkészítés két részre osztható. Az első: meghatározott adatok megállapítása, a másodjk: ezeknek az adatoknak meghatározott formákban írásbeli rögzítése. Ennek megfelelően a levéltári segédletek kérdései is két csoportba oszthatók. Az elsőbe a tartalmi kérdések tartoznak: milyen adatokat nyújtanák a levéltári segédletek. A másikba a formai kérdések tartoznak: milyen formákban nyújtják adataikat a levéltári segédletek. Minden levéltári segédlettel kapcsolatban ezt a két alapkérdést kell felvetni és megválaszolni: milyen adatokat és milyen formában várunk tőle. A következőikben először a levéltári segédletek tartalmi kérdéseit vizsgáljuk. a) A levéltári segédletek adatainak osztályozása A levéltári segédleteket elsősorban az határozza meg, hogy milyen adatokat tartalmaznak, s csak másodsorban az, hogy milyen formában tartalmazzák az adatokat. A levéltári segédleteket elsősorban tartalmuk szerint osztályozhatjuk, s csak másodsorban formájuk szerint. Hogy a levéltári segédleteket tartalmuk szerint osztályozhassuk, osztályoznunk kell a bennük foglalt adatokat. Adataik osztályozásán alapszik maguknak a levélrepertórium, amit leltárnak nevez, valamint a regeszta, aminek calendar az angol neve. — A legrészletesebben és a legbehatőbban a szovjet levéltártani kézikönyvek foglalkoznak a levéltári segédletek készítésének elméleti és gyakorlati kérdéseivel: Knyazev, G. A.: Teorija i tehnika arhivnogo dela (Leningrád, 1935, magyarul: A levéltári munka elmélete és technikája, Bp. 1954), különösen pedig Mityajev, K. G.: Teorija i praktika arhivnogo dela. (Moszkva, 1946, magyarul: A levéltárügy elmélete és gyakorlata, Bp. 1954.) A szovjet teoretikusok megkülönböztetik ugyan a levéltári anyagot nyilvántartó segédleteket, a levéltári anyagot leíró leltárakat (a repertóriumokat) és a tudományos-tájékoztató apparátus név alatt összefoglalt elsősorban tájékoztató célú segédleteket, de hangsúlyozzák mindezek szoros összefüggését. ..A levéltárak tudományos tájékoztató apparátusának rendszerébe... beletartozik tehát a leírások minden fajtája és az egész nyilvántartási dokumentáció." Mityajev i. m. 144. 1. — Brenne ke, Adolf: Archivkunde c. könyvének (Leipzig, 1953) első része foglalkozik levéltártani kérdésekkel (Archivtheorie). Ebben a részben csak 3 oldal jut a levéltári és irattári segédletek (Archiv- und Registraturbehelfe) számára, az sem egyéb, mint Meisner, H. O.: Archivarische Berufssprache c. cikke (Archivalische Zeitschrift, 1934) megfelelő részének kivonata. Hazai levéltári terminológiánkban ezideig levéltári — és irattári vagy ügyviteli — segédleteknek csak azokat a segédleteket neveztük, amelyek — a későbbiekben majd megvilágosodó kifejezéssel élve — alacsony szintűek, amelyeknek segédletbeli egységei az állagoknál kisebb levéltári egységek. „Segédlet alatt értünk minden olyan, akár az ügyvitelben, akár a levéltárban egykorúlag vagy később készült segédkönyvet <iktató, mutató stb.), lajstromot, cédulakatalógust stb., ami akár az egyes iratig, akár csak egyes iratcsoportig lemenőén megkönnyíti a rendezett iratanyag kutatását" — írta Borsa Iván: A levéltári anyag hozzáférhetővé tételének néhány aktuális kérdése c. cikkében. (Levéltári Híradó, 1955, 3—4. sz. 207. 1.) Anélkül, hogy e meghatározás egyéb vitatható részeivel foglalkozni kívánnék, itt csak azt óhajtom megemlíteni, hogy helyesebbnek tartanám, ha a jövőben a levéltári segédlet kifejezést nemcsak alacsony, hanem bármilyen szintű levéltári segédlet fogalmának jelölésére használnánk, tehát levéltári segédleteknek neveznénk pl. a leltárakat is, amelyek nálunk tudvalevőleg fondok vagy állagok szintjén készülnek.
