Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

5. A levéltári segédletek fajai

Egy fondot — akár regisztratúra, akár gyűjtemény — csak abban az esetben tekintünk és nevezünk levéltárnak, ha ez a fond az az egyedüli levéltári anyag, amelyét valamely levéltári intézmény a jelenben őriz, vagy a múltban őrzött. A levéltár, mint levéltári anyag, fenti felfogás szerint általában két vagy több fondot foglal magában, s kivételes az olyan eset, de nem kizárt, amikor a levéltárban csak egyetlen fond van.

12 Minthogy ezek szerint a levéltár mint levéltári anyag többfélét jelent, többféle lehet a levéltári szinten készülő levéltári segédlet is. * 12 Levéltár és fond fogalmának fenti értelmezése, minthogy új nemcsak a magyar, hanem részben a nemzetközi levéltári irodalomban is, bővebb kifejtést kíván, ezt azonban külön tanulmányban szándékszom közölni. Itt, a levéltári segédletekről szólva, fenti fogalmaknak csak definícióját adom. A magyar levéltári terminológia a levéltár mint levéltári anyag fogalmát ez ideig általában Herzog József következő meghatározása szerint értelmezte: „A levéltár szó — legszűkebb értelmében — jelenti azoknak az iratoknak és hozzájuk tartozó mellékleteiknek összességét, amelyek valamely hatóság, testület, társaság, család, személy stb. (a levéltárat létrehozó tényező) tevékenységével, működésével kapcsolatosak és rendeltetésszerűen annak birtokába tartoztak." E meghatározáshoz Herzog még a kö vetkező megjegyzést fűzte: „A melléklet természetesen nemcsak irat lehet, hanem bármiféle tárgy (pl. bűnjel)." Az ilyen — legszűkebb értelemben vett — levéltár Herzog szerint az egységes levéltár. Több egységes levéltár együtt összetett levéltár, több összetett és egységes levéltár együtt pedig többszörösen összetett levéltár szerinte. (Levéltári Közlemények, 1932. 2—4. 1.) Ez a meghatározás a holland kézikönyv levéltárszemléletén alapszik. (Muller—Feith—Fruin i. m. német kiadása, 1. 1.) A hollandok azonban nem beszéltek összetett és többszörösen összetett levéltárakról, szerintük több levéltár együtt: Archivdepőt. (I. m. 6. 1.) Az egységes és Összetett levéltár fogalmát a német levéltárosok vezették be és használják ma is. Ez alkalommal nem kívánok a Herzog-féle meghatározás egyéb vitatható részeivel foglalkozni, csak arra mutatok rá, hogy a hollandoknak a levéltárról, Herzognak és a németeknek az egységes levéltárról adott meghatározása nem más, mint az irattárnak, a regisztratúrának a meghatározása. Erre különben a németek is rájöttek, s a regisztratúrának és az egységes (nézetem szerint inkább: egyszerű) levéltárnak szórói-szóra egyező meghatározásához egy-egy kiegészítést fűztek, amely a regisztratúránál az ügyvitellel való kapcsolatot, a levéltárnál a végleges megőrzést hangsúlyozza. Ez azonban véleményem szerint nem olyan eltérés, aminek alapján regisztratúra és levéltár között lényegbeli különbséget lehetne és kellene tenni. Erre vonatkozólag 1. Meisner, H. O. és Leesch, W. cikkét: Grundzüge einer deutschen Archivterminologie (Archivmitteilungen, 1955. 4.), benne a levéltár (Archiv) és az irattár (Registratur) fogalmának a meghatározását. — A gyűjtemény fogalmát Herzog így határozza meg: „Gyűjtemény azoknak az iratoknak az összessége, amelyeket valamely hatóság, testület, társaság, család, személy stb. az idők folyamán azzal a céllal szerzett meg, hogy azokat együttesen megőrizze." (I. m. 10. 1.) Ez a meghatározás lényegében nem különbözik a fenti szövegbelitől. — A fond és a gyűjtemény fogalmát a szovjet levéltári terminológia a következőképpen határozza meg: „Fondnak nevezik azon levéltári anyagok összességét, amelyek valamely hivatal, vállalat, katonai egység, társadalmi szervezet, vagy azok szervezetileg és operatíve elkülönült részei működésének során jöttek létre. — Azok az anyagok, amelyek egyes személyek tevékenységének eredményeképpen jöttek létre, ugyancsak önálló fondnak minősítendők. (2. §.) — A levéltári gyűjtemények ugyancsak fondnak, mint önálló klasszifikációs és nyilvántartási egységnek tekintendők. (9. §.) — Levéltári gyűjteménynek nevezik az olyan anyagok gyűjteményét, amelyek eredetileg egy vagy több különböző fondhoz tartoztak és amelyeket a gyűjtemény összeállítója meghatározott ismérv alapján (tematikai, paleográfiai ismérv alapján, a dokumentumok külsődleges sajátosságai alapján stb.) egyesített. (20. §.)" — A levéltári fond meghatározásának 1939. szept. 7-én jóváhagyott szabályai. (Levéltári Híradó, 1956. 2—3. sz. 162— 164. 1.) — E meghatározások, bár némely tekintetben nem elég szabatosak, magyar