Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
a) Levéltári kalauz Azt a levéltári segédletet, amelynek segédletbeli egysége valamely levéltári intézmény őrizetében lévő levéltári anyag, vagy mondhatjuk úgy is, hogy amelynek segédletbeli egységei levéltári intézmények, levéltári kalauznak nevezhetjük. A levéltári kalauz készülhet akár csupán egy, akár több levéltári intézmény őrizetében lévő levéltári anyagról. Készülhet pl. a Magyar Országos Levéltárról, vagy Magyarország egyházi levéltárairól, vagy Magyarország valamennyi levéltáráról, vagy a világ összes levéltáráról, levéltáron minden esetben levéltári intézményt, illetve annak őrizetében lévő levéltári anyagot értve. Természetes, hogy az a levéltári kalauz, amely csupán egy levéltárról készül, nem lesz ugyanolyan, mint az, amely a világ valamennyi, vagy akár csak egy ország összes levéltáráról tájékoztat. Különböznek egymástól egyrészt abban, hogy az egyik többfajta, a másik kevesebbféle adatot tartalmaz, másrészt abban is, hogy ugyanazt a fajta adatot ds az egyik bővebbre, a másik szűkebbre szabottan nyújtja. Abban azonban megegyeznek, hogy adataik nem részletesen kifejtő, hanem összefoglalóan meghatározó, nem analitikus, hanem szintetikus jellegűek. Megegyeznek továbbá abban is, hogy céljuk a tájékoztatás, ezért adataik elsődlegesen tájékoztató rendeltetésűek. Milyen adatokat várunk általában a levéltári kalauztól? Tartalmaznia kell mindenekelőtt a levéltári intézménynek a nevét, ami egyben az illető levéltári intézmény őrizetében lévő levéltári anyagnak a címe is. Tartalmaznia kell azután a levéltári intézménynek a történetét. Helyesebben mondva: a levéltártörténetnek egyes olyan mozzanatait, amelyek a legalkalmasabbak arra, hogy az illető levéltári intézmény őrizetében lévő levéltári anyagra vonatkozólag a levéltári kalauztól várt további adatok tekintetében tájékoztassanak. A levéltári kalauzban foglalt levéltártörténet, — és ez vonatkozik az egyéb levéltári segédletekben szereplő levéltártörténetekre is — legyen az akár bővebbre, akár szűkebbre szabott, sohasem öncélú, hanem mindig csak eszköz arra, hogy általa, illetve belőle a legmegfelelőbb módon tűnjenek ki azok az adatok, amelyeket a levéltári kalauztól — vagy egyéb levéltári segédletektől — várunk. Ezek az adatok a levéltári kalauz esetéiben: a levéltárnak — azaz az illető levéltári intézmény őrizetében lévő levéltári anyagnak — a kora, tárgya, terjedelme és tagolódása. E négy adat közül a terjedelem az, amely a legegyszerűbben megállapítható, amelynek megadásánál a levéltártörténetre, mint eszközre, nincs fordításuk pedig enyhén szóivá gyenge, lényegükben helytállóak. — A „fond" kifejezés az „egységes levéltár' értelmében a legtöbb ország levéltári terminológiájában meghonosodott. Leginkább a németek vonakodnak elfogadni. Ök inkább a „levéltártest" (Archivkörper) kifejezést használják azoknak a regisztratúráknak a megnevezésére, amelyeknek irattárbeli rendszere a levéltárban változatlan maradt, s a „fond" (Fond, Fonds) kifejezéssel legfeljebb olyan regisztratúrákat hajlandók jelölni, amelyeknek eredeti irattárbeli rendszere a levéltárban gyökeresen megváltozott, a francia levéltárakban általános tárgyi rendszer szerint alakult át. Erre nézve 1. Meisner, H. O. már idézett két cikkét: Archivarische Berufssprache (Archivalische Zeitschrift, 1934) és Grundzüge einer deutschen Archivterminologie (Archivmitteilungen, 1955. 4.).
