Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
6. A levéltári segédletkészítés sorrendje
a rendezettségnek azon a fokán, hogy az alapleltározáskor feltett kérdésekre válaszolni, az alapleltári adatokat megadni lehetett volna. — Véleményem az, hogy természetesen jobb, ha a levéltári segédlet nyújtani tud minden adatot, amelyet tőle várunk. Lehetőleg olyan levéltári segédleteket kell készítenünk, amelyekben nincsenek üres rovatok, nem maradnak egyes feltett kérdések megválaszolatlanul. Elvileg azonban lehetségesnek tartom, hogy valamely levéltári segédlet bizonyos rovatai üresek, egyes adatai hiányzanak. Gyakorlatilag sem bizonyult elfogadhatatlannak az olyan alapleltár, amelynek több rovata maradt üresen, mint amennyi adatot nyújtani tudott. 37 . A levéltári rendszer összefüggése a segédletkészítéssel ugyancsak szoros. Olyan levéltári anyagról pl., amelynek tárgyilag tagolódó levéltári egységei nincsenek, nem lehet tárgyi tagolódást tükröző konspektust készíteni. Ilyen pl. a magyar udvari kancellária 1770 és 1848 közötti „Acta generalia'" című állaga, amely évekre, azokon belül pedig iktatószámokkal jelzett ügyiratokra, vagy ügyiratrészekre tagolódik. Az ilyen levéltári anyagról készített repertórium csak az őrzés szempontjából ad többet, mint az állagszintű alapleltár, a tájékoztatás érdekében nem lenne érdemes róla repertóriumot készíteni. Itt vetődik fel az a kérdés, hogy mi történjék abban az esetben, amikor a levéltári anyag nem tagolódik tárgyi egységekre, tehát a tájékoztatás érdekében közepes szintű levéltári segédletet nem lehet készíteni hozzá, ezt a oélt csak vagy magas, vagy mély szintű levéltári segédlettel lehet szolgálni. Ilyen az előző példaként felhozott magyar udvari kancelláriai állag, amelyről tájékoztatást csak vagy állagszinten, vagy az iktatószámokkal jelzett ügyiratok vagy ügy iratrészek szintjén lehet nyújtani. Mit tegyünk ilyen esetben, ha az állagszintnél mélyebb szintű tájékoztatást akarunk adni, mélyebb szintű levéltári segédletet akarunk készíteni? Az egyik megoldás az, hogy lemegyünk az ügyiratok vagy ügyiratrészek szintjére, s ezen a szinten készítünk levéltári segédletet, pl. lajstromot vagy mutatót. Ez a megoldás beláthatatlan munkát jelent. Nem kevés munkával jár a másik megoldás is. Ez pedig az, hogy az egész állagot átrendezzük, tárgyi37 Nem tudom osztani azt a nézetet, hogy a Levéltárak Országos Központja helytelenül cselekedett, amikor elrendelte, hogy a vidéki levéltárak — az Országgs Levéltár mintájára — egész anyagukról alapleltárt készítsenek. E nézet szerint a vidéki levéltárak még nem voltak a rendezettségnek azon a fokán, hogy megfelelő alapleltárakat lehetett volna készíteni róluk. Ezért alapleltár helyett inkább raktári jegyzéket kellett volna először készíteni. Ee a nézet szem elől téveszti, hogy a raktári jegyzék mélyebb szintű segédlet, mint az alapleltár. Ha tehát a rendezetlenség akadályozta az alapleltározást, méginkább akadályozta volna a raktári jegyzék készítését. Természetesen olyan raktári jegyzékre gondolok, amely nem kaotikus állapotot tükröz, hanem a legkisebb raktári egységekig kialakított rendet. Az olyan raktári jegyzéket ugyanis, amely a legkisebb raktári egységekig terjedő rend előtti állapotot tükrözi, nem annyira levéltári segédletnek, mint inkább a rendezés és a segédletkészítés kisegítő eszközének lehet tekinteni. Ilyen jegyzékek egyébként mint az alapleltározás kisegítő eszközei általában készültek is, s ezek segítségével az alapleltárak elkészítése nem is jelentett nagyobb nehézséget. Az a tény, hogy az alapleltárak egyes vidéki levéltárakban nem jól sikerültek, nem az anyag rendezetlenségéből következett, hanem inkább abból, hogy az alapleltározás szempontjai nem minden leltárkészítő előtt voltak kellően tudatosak, s így nem mindenki érvényesítette azokat megfelelő módon.
