Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
6. A levéltári segédletkészítés sorrendje
anyaghoz kell levéltári segédletet készítenünk, amely semmiféle, tehát sem levéltári, sem irattári, sem egyéb segédlettel nem rendelkezik. A segédletek, amennyiben vannak, természetesen nem egyenlő értékűek, nem egyforma mértékben szolgálják a levéltári anyag biztonságos őrzését és a tájékoztatást. A levéltári segédletkészítés sorrendjének megállapításánál tehát nemcsak azt kell mérlegelni, hogy vannak-e már segédletek, hanem azt is, hogy milyenek azok. Minél kevésbé megfelelőek a meglévő segédletek, annál indokoltabb, hogy mások, újak készüljenek. A rendezettség szoros összefüggésben van a levéltári segédletkészítéssel. Általános elvként azt állapíthatjuk meg, hogy amilyen szinten levéltári segédletet szándékszunk készítem, addig a szintig a levéltári anyagnak rendezettnek kell lennie. Ha pl. levéltári útmutatót kívánunk készíteni, akkor a fondok, ha alapleltárat, akkor az állagok, ha repertóriumot, akkor a legkisebb raktári és tárgyi egységek, ha lajstromot, akkor az egyes iratok szintjéig bezárólag kívánatos a levéltári anyag rendezettsége. Ez az általános elv nem jelenti azt, hogy bizonyos szintű levéltári segédletet egyáltalában nem lehet készíteni addig, amíg a levéltári anyag addig a szintig bezárólag nincsen rendezve. Egyes esetekben valóban ez a helyzet. Raktári jegyzéket és repertóriumot addig nem lehet készíteni, amíg a levéltári anyag nincs a legkisebb raktári egységek szerint elkülönítve. Ez az elkülönítés, ha nem is azonos a legkisebb raktári egységekig való rendezéssel, mégis már a rendezettségnek bizonyos kezdeti fokát jelenti ezeknek az egységeknek a szintjén. A legtöbb esetben azonban lehetséges a rendezettség szintjénél mélyebb szintű levéltári segédleteket készíteni. Lehetséges pl. alapleltárt készíteni olyan állagról, amelyben még több más állag anyaga is benne van, amely állagok kikülönítésére csak további rendezéskor kerül majd sor. Vagy pl. lehetséges raktári jegyzéket készíteni olyan levéltári anyagról, amely már csomókba van kötve, de még nincs csomókig rendezve. Egyes iratokról regesztát készíteni bármikor lehetséges, teljesen függetlenül annak a nagyobb levéltári egységnek a rendezettségi fokától, amelybe ezek az egyes iratok tartoznak. Mindez lehetséges, de nem célszerű. Nem célszerű, mert az így készülő levéltári segédlet a rendezés előrehaladtával meghaladottá, használhatatlanná válik, újat kell helyette készíteni. Sokkal ésszerűbb a levéltári segédletkészítésnél tekintetbe venni a rendezettség szintjét, s a kétféle: rendezettségi és segédletbeli szintet összhangban tartani. A rendezés és a segédletkészítés összefüggésével kapcsolatban kell említeni egy olyan kérdést, amelynek tisztázatlansága félreértésre adhat okot. A kérdés a következő: lehet-e valamely levéltári segédletet úgy elkészíteni, hogy az a segédlet nem válaszol minden kérdésre, amelyre felelnie kellene, nem tartalmaz minden adatot, amelyet nyújtania kellene? Nem teszi pedig ezt azért, mert a levéltári anyag, amelyhez készül, nincs a rendezettségnek azon a fokán, hogy minden kérdésre válaszolni, minden adatot megadni lehetne. Levéltári segédletkészítő munkánk során ez a kérdés az alapleltározással kapcsolatban merült fel. Vidéki levéltárosok részéről hangzott el az az észrevétel, hogy egyes vidéki levéltárakban az alapleltározás időszerűtlen volt, mert az illető levéltárak még nem voltak
