Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

5. A levéltári segédletek fajai

talmazó kötet, vagy egy korábbi okleveleket átíró oklevél — amelyek csak alakilag jelentenek egy iratot, tartalmilag azonban több egyes iratból összetettnek tekinthetők. Ezeknél a legmélyebb szintet természetesen nem ők maguk, hanem 'a bennük foglalt egyes iratok — a másolatok, az átírt oklevelek — képviselik, az egyes iratok szintjén készülő levéltári segédleteknek azok az egységei. Az egyes iratok szintjén készülő levéltári segédleteknek a következő fajtáit különböztetjük meg: jegyzék, lajstrom, mutató, regeszta, katalógus. , A jegyzék elsődleges célja a biztonságos őrzésnek a szolgálata. A tájékoztatást csak másodlagosan segíti. A statisztikai tervezés szempontjából nincs jelentősége, miként nincsen az egyes iratok szintjén készülő többi levéltári segédletnek sem. Adatai szintetikus jellegűek, ami azonban jellegét lényegesen nem befolyásolja, minthogy a jegyzéktől csupán két adatot várunk: az egyes iratnak címét vagy jelzetét és terjedelmét. A cím vagy jelzet az egyes iratok szintjén általában csak levéltári jelzet lehet. Raktári és helyrajzi jelzetük az egyes iratoknak nincs, kivéve azt az esetet, amikor az egyes irat valamely legkisebb raktári egységgel (pl. kötet) azonos. Az ilyen egyes iratokról azonban rendszerint nem jegyzéket, hanem raktári jegyzéket szoktunk készíteni. Ha mégis egyszerű jegyzék készül róluk, akkor célszerű feltüntetni raktári jelzetüket is. A jegyzéknek nemcsak az egyes iratoknak, hanem az azoknál nagyobb levéltárd vagy raktári egységeknek a címét vagy jelzetét is meg kell adnia, természetesen csak azokét, amelyekbe a jegyzékben szereplő egyes iratok tartoznak. E nagyobb egységeknek raktári, esetleg helyrajzi jelzetét is feltüntetheti. Amennyiben az egyes irat címe vagy jelzete a tárgyra semmi utalást sem tartalmaz,, a jegyzéknek nem kell ezen változtatnia, a címet vagy jelzetet kiegészítenie vagy módosítania. Csupán a téves címeket vagy jelzeteket célszerű, ha helyreigazítja, bár az őrzés szempontjából ez sem lényeges. Fontos azonban az őrzés szempontjából, hogy az egyes iratokon olvasható és a jegyzékben szereplő cím vagy jelzet ne térjen ei egymástól. Ha tehát a jegyzék készítője a címet vagy jelzetet helyreigazítja, akikor ezt vagy magán az egyes iraton is meg kell tennie, vagy pedig a jegyzékben meg kell adnia a téves címet vagy jelzetet is, a helyesbítettet csak zárójelben tüntetve fel. Az egyes irat terjedelmét a jegyzék vagy lapszámban (fólia), vagy pedig oldalszámban (pagina) adhatja meg. Amennyiben az egyes irat több darabból áll, helyes, ha a darabszámot is feltünteti. A jegyzék rendszere általában a levéltári anyag tényleges rendszeréhez igazodik. Kiviteli formája az ívf orma. • - * m) Lajstrom A lajstrom elsődlegesen a tájékoztatást hivatott szolgálni, bár nem kevésbé alkalmas az Őrzés biztosítására. Szintetikus jellegű adatokat várunk a lajstromtól, mégpedig a következőket: az irat címe vagy jelzete, irattani jellege, kora, tárgya és terjedelme.