Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

5. A levéltári segédletek fajai

A címre vagy jelzetre, valamint a terjedelemre vonatkozó adatokat a lajsromtól ugyanúgy várjuk, minit a jegyzéktől, a jegyzékről e tekintetben fentebb mondottak a lajstromra is vonatkoznak. Az irat irattani jellegére vonatkozólag a lajstromnak azt kell megmondania, hogy az irat milyen fajta (pl. jegyzőkönyv, összeírás, számadás, számla stb.); továbbá azt, hogy eredeti-e, vagy pedig másolat, ha másolat, akkor egyszerű-e vagy pedig hitelesített és mikori másolat; valamint azt is, hogy tisztázat-e, vagy pedig fogalmazvány. Annak a megállapítása, hogy eredeti, vagy másolat, tisztázat, vagy fogalmazvány, nem jelent nehézséget. Az irat fajtájának a meghatározása már nem olyan egyszerű feladat. Az iratokat ugyanis igen sok szempontból osztályozhatjuk. Eredeti és másolat, tisztázat és fogalmazvány, tulajdonképpen szintén iratfajtákat jelentenek. Nem bocsátkozhatom e tanulmányban az iratfajták tárgyalásába, esetről-esetre kell az egyes lajstromok készítésekor megszabni, hogy az iratfajta megállapításánál milyen szempontoknak kell érvényesülniök. Nyilvánvaló, hogy más-más szempontok alapján lehet és kell a középkori oklevelek, a térképek, a közigazgatási, a bírósági, a gazdasági iratok, stb. stb., fajtáit meghatározni. E helyen csak ama hiányérzetünknek adhatunk kifejezést, hogy mindezideig nincs irattani kézikönyvünk, amely ezelsét a kérdéseket tisztázni hivatott, s ama óhajunknak, hogy ilyen kézikönyv, amelyre a levéltári munka minden ágában, nemcsak a segédletkészítésnél, égetően szükség van, minél hamarabb készüljön. Az irat korát a lajstromban, amennyiben az lehetséges, keltének napjával kell meghatározni. Ha ez nem állapítható meg, akkor hozzávetőleges pontossággal kell keletkezésének idejét megadni. Másolatoknál természetesen különbséget kell tenni a másolt irat és a másolat kelte között. Az irat korát ilyen esetben a másolt irat .kelte jelenti, nem pedig a másolaté. A másolat feorát, mint fentebb említettem, az irattani jelleggel kapcsolatban kell feltüntetni. A tárgy meghatározása, mint annyi más levéltári segédletnél, a lajstromnál is a legnehezebb feladat. Az általánosság keretei közt maradva, azon túlmenőleg, hogy szintetikus tárgymeghatározást, nem pedig analitikus tartalmi kifejtést várunk a lajstromtól, alig lehet mást mondani. A levéltári anyagtól függ azután, hogy közelebbről mit 'jelent a tárgy és a tartalom közötti különbség az egyik, s mit a másik esetben. A fentebb említett példáknál maradva, más-más szempontok érvényesülnek a középkori oklevelek, a térképek, a közigazgatási, a bírósági, a gazdasági iratok, stb. stb., tárgyának megállapításánál. Ezeknek a sajátos szempontoknak a kifejtésére a megfelelő lajstromok készítését szabályozó munkautasítások hivatottak. Itt általánosságban legfeljebb csak annyit mondhatunk, hogy a tárgyra vonatkozó adatban szerepelnie kell annak, hogy a kérdéses iratot ki, kinek, hol, milyen okból, milyen céllal és miről írta. Azt, hogy hol írta, célszerűbb a kelettel együtt, közös rovatban feltüntetni. A lajstrom rendszere a levéltári anyag tényleges rendszerével egyezik. Kiviteli formája általában az ívforma, bár készíthető kartotékformában is.