Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

5. A levéltári segédletek fajai

. i) Konspektus A konspektus olyan közepes szintű levéltári segédlet, amelynek egységei azok a legkisebb levéltári egységek, amelyeknek tárgya nem va.lamely egyedi ügynek egyedi tárgya, hanem több, valamilyen kapcsolat révén egymással összefüggő egyedi ügynek egyedi tárgyából összevont tárgykör. Az ilyen levéltári egységeket az egyszerűség kedvéért tárgyi egységeknek hívhatjuk. A konspektus eszerint a legkisebb tárgyi egységek szintjén készülő levéltári'segédlet. A legkisebb tárgyi egység kérdése nemcsak a konspektusnak, nem csupán a levéltári segédleteknek, hanem az egész magyar levéltárügynek jelenleg egyik alapproblémája, A kérdés elsősorban nem is a levéltárakban, hanem az irattárakban merül fel, de a legközvetlenebbül érinti a levéltárakat is, amelyek az irattárak anyagát néhány év elteltével átveszik. A legtöbb európai országban már évszázadok óta az irattári rendszerek alapja a legkisebb tárgyi egység. Ez marad azután alapja a levéltári rendszereknek is. A legkisebb tárgyi egységeket rendszerint fizikai egységekké is összefűzik vagy összekötik. Nálunk csak a legújabb időben történtek kísérletek az irattári rendszereknek a legkisebb tárgyi egységek alapján való általános átalakítására. E kísérletek nem jártak sikerrel, aminek azonban nem az az oka, hogy nálunk nem lehet az irattári rendszereket a legkisebb tárgyi egységekre építeni, hanem az, hogy ez az építés rossz volt. Most az a veszély fenyeget, hogy visszatérnek a régi, nem a legkisebb, tárgyi egységekre épülő irattári rendszerekhez, ahelyett, hogy az elkövetett hibákat kijavítanák, s a legkisebb tárgyi egységek alapján jó irattári rendszereket építenének ki. A levéltárosoknak mindent el kell követniök annak érdekében, hogy az irattári rendszerek alapja mindenütt a legkisebb tárgyi egység legyen, s hogy az ezen az alapon kialakított irattári rendszerek mind az ügyviteli, mind pedig később a levéltári igényeket egyaránt ki tudják elégíteni. Eme kitérés után legyen szabad még egy észrevételt tennem a legkisebb tárgyi egységről, ami már a legközvetlenebbül érinti mind a konspektus, mind pedig általában a levéltári segédletkészítés problematikáját. Említettem, hogy a legkisebbUárgyi egység tárgya egyedi tárgy nem lehet. Ez a megállapítás csak azzal a kiegészítéssel érvényes, hogy az egyedi tárgy önmagában ugyan mindig egyedi marad, s így tárgyi egység tárgya nem lehetne, lehetséges azonban, hogy egy bizonyos tárgyi rendszerben elfoglalt helye következtében tárgyi egység tárgyává válhatik. Egy levélírónak egy levele egyedi tárgyú lévén önmagában tulajdonképpen nem lehetne tárgyi egység. Ha azonban olyan levéltári rendszerben szerepel ez a levél, amelynek tárgyi egységei az egyes levélírók által írt levelek, az egy levélíró által írt egyetlen, tehát egyedi tárgyú levél éppolyan tárgyi egység, mint egy másik levélírónak többszáz levele, amelyeknek egyedi tárgyait az író személyének azonossága kapcsolja össszeegy közös tárgyi egységbe. E példa azt mutatja, hogy adott esetekben egyetlen irat is lehet legkisebb tárgyi egység, s mint ilyen a konspektus egysége, anélkül, hogy ez a körülmény a konspektus szintjének a megváltozását jelentené. A konspektus elsődleges, sőt szinte kizárólagos célja a tájékoztatás. Az őrzés és a statisztikai tervezés számára úgyszólván semmiféle segítséget