Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
1—25. lesz, s a raktári jegyzék alapján senki sem tudhatja meg, hogy 3 darab hiányzik, s hogy melyik az a hiányzó három. Sőt, Ladula A. N° 1—25. lehet a csomó levéltári jelzete abban az esetben is, ha a N° 25. jelzetű irat hiányzik, amennyiben a következő csomó első irata a N° 26. jelzetet viseli. A terjedelmet a raktári jegyzék általában irat- és polcfolyóméterben és legkisebb raktári egységekben adja meg. A folyóméterszámot elegendő a nagyobb levéltári egységeknél (levéltár, fond) feltüntetni, a legkisebb raktári egységek terjedelmét folyóméterben kifejezni felesleges. A legkisebb raktári egységek számát természetszerűleg adja a raktári jegyzék, ahány egysége van, annyi ezeknek a száma. Ettől függetlenül hasznos, ha a nagyobb levéltári egységeknél a legkisebb raktári egységek számát összegezve is feltüntetjük, mégpedig részletezve a raktári egységek különböző fajtái (csomó, kötet stb.) szerint. Részben a terjedelemmel, de bizonyos vonatkozásban* a jelzettel kapcsolatos az a követelmény, hogy a raktári jegyzék mindenegyes tételénél az állagon belüli sorszám mellett az is legyen megadva, hogy milyen fajta az illető legkisebb raktári egység. (Csomó, kötet, doboz, téka stb.) Speciális levéltári anyag esetében a raktári jegyzék a terjedelmet a folyóméteren és a legkisebb raktári egységen túlmenőleg más, az illető levéltári anyag jellegének megfelelő mérőszámban is megadhatja. Így pl. okleveleknél, térképeknél darabszámban, filmanyagnál méterszámban és felvételek számában stb. Amennyiben a levéltári anyag az egyes legkisebb raktári egységeken belül l^től folytatólagosan le van számozva, hasznos, ha a raktári jegyzék a fóliószámot is feltünteti. A raktári jegyzek készítésekor azonban nem szükséges a legkisebb raktári egységeket lefóliálni. Legfeljebb annyit ajánlatos megtenni, hogy esetleges későbbi leszámozás eredményének utólagos feltüntetésére üres helyet, esetleg külön rovatot tartunk fenn a raktári jegyzékben. Azzal a kérdéssel, hogy a legkisebb raktári egységek lefóliálása mikor és hogyan célszerű, ez alkalommal nem foglalkozhatom. Ami végül a raktári jegyzék formai kérdéseit illeti, ezek egyszerűek. A raktári jegyzéknek, mint elsősorban az őrzés biztonságát szolgáló levéltári segédletnek, a rendszere a levéltári anyag tényleges rendszerével kell, hogy megegyezzék. Kiviteli formája pedig csak az ívf orma lehet. Más kérdés, hogy a levéltári rendezéssel párhuzamosan, annak segédeszközeként, ideiglenes rendeltetéssel, készülhet bizonyos fokig levéltári segédletként is használható raktári jegyzék kartotékformában is. Ezzel a kérdéssel, minthogy nézetem szerint elsősorban rendezési probléma, e tanulmányban nem foglalkozom. 27 27 Az angoloknál „list" a raktári jegyzék neve, amelynek 2 fajtáját különböztetik meg, a raktáranként készülő „shelf list"-et és a "minden legkisebb raktári egységet feltüntető „class list"-et. L. Jenkinson i. m. 122. 1. Sashegyi Oszkár csomójegyzék helyett a felállítási jegyzék nevet javasolja. (Levéltári Közlemények, 1956. 229. 1.) így nevezik az osztrákok a raktári jegyzékeiket (Aufstellungsverzeichnis), amelyeket ív- és kartotékformában egyaránt készítenek. 6.8
