Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
bizonyos adatokat csak állag- és sorozatszinten közöl, ilyen szintű bontásban nyújtsa azokat az adatokat is, amelyekét egyébként csupán fondszinten adna. Így pl. a fond terjedelmét nem kellene állagonkint és sorozatonkint is közölnie, de minthogy egyéb adatokat, pl. a levéltári rendszerre vonatkozót, ilyen bontásban nyújt,* hasznos, ha a terjedelmet is részletezi állagok és sorozatok szerinti megoszlásban. Vannak természetesen olyan adatok, amelyeket csak fondszinten adhat meg, mint pl. bizonyos esetekben a fond tárgyát. A szint elmélyítése állagokig és sorozatokig a levéltárismertetés számára tehát nem követelmény, amit mindenképpen meg kell valósítania, hanem csak lehetőség, amellyel bizonyos esetekben, a célszerűbb, gyakorlatiasabb eljárás érdekében élhet.. Hogy melyek azok az esetek, milyenek azok az adatok, amikor és amelyeknél a levéltárismertetés a fondszintről lemegy az állagok és a sorozatok szintjére, azt a kérdéses fond sajátosságai határozzák meg. Egyik fondnál ilyen, a másiknál másmilyen adatok azok, amelyeket célszerűbb állag- vagy sorozatszinten megadni. Ami ezek után a levéltárismertetéstől várt egyes adatokat illeti, ezekre nézve a következő észrevételek tehetők. A fond — illetve állag vagy sorozat — címére vagy jelzetére vonatkozó adatnak meg kell adnia nemcsak a jelenlegi címet vagy jelzetet, hanem a korábbiakat is, feltüntetve a változások időpontját és lehetőleg okát is. A levéltári jelzeten kívül tartalmaznia kell a raktári és a helyrajzi jelzeteket is. — A korra vonatkozó adatnak nemcsak a határéveket kell megadnia, hanem arról is tájékoztatnia kell, hogy a két határéven túli időbői van-e valami, valamint arról is, hogy a két évhatáron belül hogyan oszlik meg az anyag. — A tárgyra vonatkozó adatról azon kívül, hogy analitikus legyen, s hogy a levéltártörténet- és a fondképző vagy fondgyűjtő történetéből merítsen, e tanulmány keretében egyebet mondani nem igen lehet. Ezen túlmenő észrévételek már külön ezzel a levéltári segédlettel foglalkozó cikk, vagy munkautasítás lapjaira tartoznak. — A terjedelmet a levéltárismertetésnek nemcsak folyóméterben, hanem raktári egységekben, okleveleknél, térképeknél stb. darabszámban, filmeknél méter- és felvéteiszámban kell megadnia. — A levéltári tagolódás kérdéséről a fentiekben már részletesen volt szó. Ezek szerint a levéltárismertetés a fond tagolódását sokszor egészen a sorozatokig és alsorozatokig lemenőén feltünteti. Az állagokat abban az esetben is meg kell neveznie, ha címükön vagy jelzetükön kívül egyéb mondanivalója róluk nem is lenne. — A levéltári rendszerre, rendezettségre, selejtezettségre, segédletekkel való ellátottságra vonatkozó adatoknál arra kell törekedni, hogy azok necsak a jelenlegi helyzetet világítsák meg, bár ez a legfontosabb, hanem annak történeti kialakulására is fényt derítsenek. — A kutatás módjára vonatkozó adatnak természetesen csak a jelenlegi helyzetet kell figyelembevennie. —A közzétettségről szóló adatnak itt is csupán azokat a forráskiadványokat kell felsorolnia, amelyek egészükben, vagy túlnyomó részükben az illető fond anyagát publikálták. A fond egyes iratainak közzétettségét az analitikus levéltárismertetés sem hivatott feltüntetni. — A fondra vonatkozó irodalomról tájékoztató adatnak is csak azokat a munkákat kell megneveznie, melyeknek főtárgya a fond, vagy valamelyik fondrész, nempedig azokat is, amelyek csak mellékesen említik őket.
