Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
} mint konzerválása és restaurálása ebben a kimutatásban nem szerepelhet. Ez nem azt jelenti, hogy a kisebb konzerváló, restauráló és filmező munkák eredményeit egyáltalában nem kell számontartani, hanem csupán azt, hogy a számontartásnak nem a fondszintű kimutatások, hanem más, mélyebb szintű levéltári segédletek a megfelelő.eszközei. Ajánlatos minden fajtájú és mérvű konzerválásról, restaurálásról és filmezésről rövid feljegyzést készíteni, s azt az illető fond dossziéjában elhelyezni. E feljegyzések alapján lehet a legegyszerűbben megállapítani a kimutatásokba, vagy egyéb levéltári segédletekbe kerülő megfelelő adatokat. A levéltári anyag rendezettségéről készülő kimutatás azt tartja nyilván, hogy az egyes fondok milyen fokig és milyen terjedelemben rendezettek, amiből természetesen az is kitűnik, hogy milyen fajta és terjedelmű rendezési munkák várnak még elvégzésre. Hasznos, ha a kimutatás azt is feltünteti, hogy a rendezés mikor történt. A múltra nézve nem szükséges ezt külön kikutatni, de ha ismeretes, meg kell mondani. A jövőre nézve pedig nincs akadálya e kívánalom teljesítésének.^ A rendezettségnek a levéltári anyag rendszerének megfelelően számos foka lehetséges, a kimutatástól nem kívánjuk meg, hogy valamennyire tekintettel legyen. Elegendő, ha a következő — bármely rendszer esetében egységesen megállapítható — rendezettség! fokokat adja meg: 1. teljesen rendezetlen, 2. fondig rendezett, 3. állagig rendezett, 4. legkisebb raktári egységig rendezett, 5. legkisebb raktári egységen belüli legnagyobb levéltári egységig rendezett, 6. teljesen rendezett. A levéltári anyag selejtezettségéről készülő kimutatásból az derül ki, hogy az egyes fondok milyen fokig és terjedelemben selejtezettek. A rendezettség kimutatásáról a fentiekben mondottak általában a selejtezettség kimutatására is vonatkoznak. A selejtezettségnek is számos foka lehetséges, amelyek közül elegendő, ha a kimutatás csak a következőket tünteti fel: l. selejtezetlen, 2. rendezés során durván selejtezett, 3. tárgyi egységenkint selejtezett, 4. egyes iratonkint selejtezett. A levéltári anyag segédletekkel való ellátottságáról készülő kimutatás azt mutatja, hogy az egyes fondokhoz miféle segédletek és milyen mértékben állanak rendelkezésre. A kimutatásnak nemcsak a levéltári, hanem az egyéb: irattári stb. segédleteket is fel kell tüntetnie. Az azonos jellegű, de különböző című segédleteket (pl. elenchus, regestrum, jegyzék, lajstrom) közös név alatt egy rovatba foglalhatja össze. A segédletekkel való ellátottság mértékét ennél a levéltári kimutatásnál is a levéltári anyag terjedelmével lehet kifejezni. Formájukat tekintve, a különböző levéltári kimutatásoknak mind rendszere, mind kivitele azonos. Rendszerük a levéltári anyag rendszerét követi, mégpedig úgy, ahogyan a fondjegyzék. Kiviteli formájuk pedig, ugyancsak a fond jegyzéknek megfelelően, az ívf orma. •'. ' • '" ' •*• • • ... ;•" A nyilvántartó jellegű levéltári segédletek: fondjegyzékek, fondkartotékok, kimutatások közös sajátossága, hogy adataik különösképpen változékonyak. Kérdés, mikor és hogyan kell ezekben a levéltári segédletekben adataik változását feltüntetni?
