Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

5. A levéltári segédletek fajai

Ami a fondnyilvántartási segédleteket illeti, különbséget kell tennünk a fondok számában és az egyes fondokon belül bekövetkező változások között. A fondok számában történő változásokat, mint pl. új fondnak a levéltárba kerülését, régi fondnak a levéltárból elkerülését, régi fondból újnak kialakulását stb., mind a fond jegyzékben, mind a f ondkartotékban ajánlatos azonnal feltüntetni. Ugyanez vonatkozik a külső fondok nyilvántartására. Amint valamely új külső fond a levéltár tudomására jut, vagy amint valamely már ismert külső fond irattári őrizetből levéltári őrizetbe megy át, tanácsos a változást a segédletbe mindjárt bevezetni. Az egyes fondokon belül történő változásokat ezzel szemben, mint pl. a terjedelemnek selejtezés következtében! csökkenését stb., gyakorlati szempontból megfelelőbb nem rögtön megtörténtük után, hanem meghatározott időpontokban, pl. minden év vagy félév végén, feljegyezni a segédletekben. Ez utóbbi megállapítás vonatkozik a levéltári kimutatásokra is. A változásokat ezekben is a legcélszerűbb meghatározott időpontokban, mégpedig lehetőleg minden év végén, feltüntetni. Ami a változások feltüntetésének módját illeti, s ez vonatkozik mind a fondnyilvántartási segédletekre, mind pedig a levéltári kimutatásokra, ugyancsak különbséget kell tennünk a fondok számában és az egyes fondokon belül bekövetkező változások között. A fondok számában történő változások esetében a fondok gyarapodását úgy tüntetjük fel, hogy a jegyzékekben az új fondok számára új törzsszámok alatt új rovatokat nyitunk, a kartotékokban pedig új lapokat helyezünk el. A fondok fogyásának feltüntetésére pedig az a legmegfelelőbb mód, ha mind-a jegyzékekben, mind pedig a kartotékokban külön „Megjegyzés" című rovatot tartunk fenn, s ebbe vezetjük be a fondok megszűntére vonatkozó adatokat. Az egyes fondokon belüli változások esetében többféle megoldás lehetséges. Az egyik az, hogy a változásokat a „Megjegyzés" című rovatban jegyezzük fel. Ezt a megoldást azonban nem tartom megfelelőnek, mert így egyrészt közös rovatba kerülnének különböző jellegű adatok, másrészt ez az áttekinthetőségnek is rovására lenne. A másik megoldás az, hogy a segédletek rovatainál helyet hagyunk a változásoknak és azok időpontjának a feljegyzésére. Ilyen módon elérhetjük, hogy egy-két éven keresztül ugyanazokat a segédleteket használhatjuk. Néhány év elteltével azonban a változások feltüntetésére hagyott hely megtelik, s ilyenkor kerül sor a harmadik megoldásra, új segédleteknek a készítésére. Az új segédletek a régieken alapszanak, csak egyes — időközben megváltozott — adataikban térnek el azoktól. Kartotékforma esetében nem is szükséges az egész segédletet megújítani, elegendő kicserélni azoknak a fondoknak a lapjait, amelyeknek adatai megváltoztak. Az ívformájú segédleteknél azonban elkerülhetetlen az egész segédletnek újbóli leírása. d) Levéltári útmutató A fondszintű levéltári segédletek következő fajtája a levéltári útmutató. A levéltári útmutató valamely levéltári intézmény őrizetében lévő valamenyi fondot felölelő levéltári segédlet, amely a nyomtatott formában való közzététel szándékával készül. Elsődleges célja a tájékoztatás, az 4 49