Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
Kívánatos azonban, hogy a külső fondok nyilvántartási kartotékjának egyes nyilvántartó lapjain a kartotékrendszerben elfoglalt helyüket meghatározó jelzetek legyenek, azoknak az igényeknek megfelelően, amelyekről a belső fondok nyilvántartási kartotékjával kapcsolatban a korábbiakban szóltunk. A kartotéklapokat a külső fondok nyilvántartására elegendő egy sorozatban elkészíteni és a választott rendszernek megfelelő sorrendben elhelyezni. Mutató helyett egy második sorozatot betűrendben összeállítani csak akkor érdemes, ha ennek a második sorozatnak a nyilvántartó lapjai külön munka nélkül az első sorozattal együtt elkészíthetőek. 16 A fondnyilvántartási segédlettel kapcsolatban meg kell említenünk a Jonddossziét, amit egyesek a nyilvántartási segédletek egyik fajtájának tekintenek. Sok haszonnal jár az a gyakorlat, hogy minden levéltári — mind belső, mind pedig külső — fond számára nyitunk egy iratgyűjtő dossziét, az illető fondnak a dossziéját. Ebbe a fonddossziéba gyűjtünk egybe minden olyan, a levéltári munka és ügyvitel során keletkező és rendeltetésszerűen a levéltárnál maradó iratot, amely annak a fondnak a sorsára vonatkozik, amely megvilágítja, dokumentálja, hogy az illető fonddal kapcsolatban a levéltárban, vagy azon kívül mi történt. A külső fondok dossziéiba kerülnek az azok felderítése, felmérése, az irattárak megtekintése és ellenőrzése során készült feljegyzések, jegyzőkönyvek, az e fondokkai kapcsolatos levéltári levelezés iratai, a róluk készített és a levéltáraknak is átadott irattári segédletek stb., egészen addig az időpontig, amíg a kérdéses fond irattári őrizetből levéltári őrizetbe megy át, külső fondból belső fonddá válik. A belső fondok dossziéiba kerülnek először a külső fonddossziékból átvett iratok, azután a belső fondok konzerválására, restaurálására, fényképezésére, rendezésére, selejtezésére, segédletekkel való ellátására, közzétételére, kutatására,, kölcsönzésére stb. vonatkozó, a fentiekben megjelölt iratok. . Az elmondottakból — úgy vélem — nyilvánvaló, hogy a fonddosszié nagy segítséget biztosíthat a levéltáraknak munkájuk végzéséhez, ennek ellenére nem tekinthető levéltári segédletnek, hanem a levéltári irattárnak szerves része, annak a belső és külső fondok alapján kialakított tárgyi egysége. A fonddosszié kérdésével tehát nem a levéltári segédletekkel, hanem a levéltári irattári rendszerrel kapcsolatban kell foglalkozni. A fonddossziénak csak két vonatkozásban van kapcsolata a levéltári segédletekkel, illetve a levéltári segédletkészítéssel. Az egyik az, hogy a fonddosziék rendszerbe foglalásánál ajánlatos alapul venni a fondok nyilvántartási segédleteinek a rendszerét, akár a f ondjegyzékét, akár a fondkartotékét, s a doszsziékat e rendszernek megfelelően csoportosítani. A másik kapcsolat pedig az, hogy a gondosan és pontosan kezelt fonddossziék nemcsak a levéltártörténetnek elsőrangú forrásai, hanem a levéltári segédletkészítésnek is kitűnő segédeszközei. Kívánatos, hogy levéltáraink minél előbb általánosan bevezessék a fonddossziék rendszerét, s egységesen szabályozzák egyrészt azt, hogy a levéltári munkával kapcsolatban miről kell írásbeli feljegyzést 10 A szovjet irattári nyilvántartásra nézve 1. Mityajev i. m. 203—204. 1.
