Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
készíteni a levéltári irattár számára, másrészt pedig azt, hogy a levéltári irattárból milyen iratokat kell a fondok szerinti tárgyi egységekbe sorolni. 17 c) Levéltári tervezési statisztikai kimutatások A fondnyilvántartási segédletek: fondnyilvántartási jegyzék és kartoték — röviden fondjegyzék és fondkartoték — adataikkal elsődlegesen a levéltári anyag őrzését szolgálják, egyben azonban tájékoztatnak is, nemkülönben segítséget nyújtanak a levéltári munka tervszerű megszervezéséhez. Ezt az utóbbi célt tekintve, maga a levéltári anyag címe vagy jelzete, azután kora is olyan adatok, amelyekre a levéltári munka megtervezésénél szükség van. Méginkább vonatkozik ez a fondjegyzék és fondkartoték többi adatára : a levéltári anyag terjedelmére, továbbá — a külső levéltári anyag esetében — biztonságára és selejtezettségére. A levéltári munka tervszerű megszervezése érdekében azonban a levéltáraknak szükségük van a fondnyilvántartási segédletekben szereplő adatokon kívül egyéb, a levéltári anyagra vonatkozó, elsődlegesen tervezési statisztikai rendeltetésű adatokra is. Ezek az adatok a következők: a belső levéltári anyag biztonsága, betegsége és sérültsége, fényképezettsége, rendezettsége, selejtezettsége, segédletekkel való ellátottsága. Ezeknek az adatoknak a nyilvántartására szolgálnak azok a levéltári segédletek, amelyeket levéltári tervezési statisztikai kimutatásoknak, vagy rövidebben levéltári kimutatásoknak nevezhetünk. A levéltári tervezési statisztikai kimutatások sok tekintetben igen közel állanak a fondnyilvántartási segédletekhez. Elsődleges rendeltetésük ugyan nem az őrzésnek a szolgálata, mint a fondnyilvántartási segédleteké, hanem a levéltári munka tervszerű megszervezésének a megkönnyítése. Ez utóbbi célt azonban a fondnyilvántartási segédletek is nagy mértékben szolgálják, mint ahogyan a levéltári kimutatások adatai az őrzés szempontjából is igen hasznosak. Szint tekintetében nincs különbség a fondnyilvántartási segédletek és a levéltári kimutatások között, egyaránt fondszinten készülnek. Egyeznek abban is, hogy adataik szintetikus jellegűek. A leglényegesebb hasonlóságot közöttük azonban az jelenti, hogy nyilvántartó jellegűek. Nyilvántartó jellegűeknek azokat a levéltári segédleteket tekinthetjük, amelyeknek adataira különösképpen jellemző a változékonyság, amelyek éppen azért készülnek, hogy a levéltári anyagnak a változását, a különösképpen változékony adatait tüntessék fel, tartsák nyilván. Azért mondom, hogy a nyilvántartó jellegű levéltári segédletek adatait különösképpen jellemzi a változékonyságomért a változékonyság bizonyos mértékben minden levéltári segédlet adataira, minden levéltári segédletre jellemzóf Minden levéltári segédlet a levéltári anyagnak az állapotát egy bizonyos időpontban, a levéltári segédlet elkészültének időpontjában tükrözi. Minden változás, amely a levéltári anyagban a levéltári 17 A szovjet gyakorlatra nézve a fond „ügyiratával" kapcsolatban 1. Mityajeu i. m. 202—203. 1.
