Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
lapoknak egy olyan sorozata, amely a levéltári anyag ideális rendszerét tükrözi. Ezenkívül azonban más, a levéltári anyag rendszerétől eltérő rendszer is választható a kartoték rendszerének alapjául. Csoportosítani lehet a fondnyilvántartó lapokat szervezettörténeti, tárgyi stb. alapon is. Ahány rendszert akarunk érvényesíteni, azaz ahány szemszögből óhajtjuk a fondokat áttekinteni, annyi kartotéksorozatot készíthetünk. A többféle rendszerű kartotékok készítését jelentős mértékben megkönnyíti, sőt szinte nélkülözhetetlen feltétele neki az, hogy a nyilvántartó lapok sokszorosítóeljárással egyszerre tetszés szerinti példányszámban készüljenek. Bármilyen legyen is azonban a fondnyilvántartási kartoték rendszere, elengedhetetlen követelmény, hogy minden egyes nyilvántartó lapon valamilyen módon — címszavak, jelek, számok stb. alkalmazásával — fel legyen tüntetve az illető nyilvántartó lapnak a kartoték rendszerében elfoglalt helye. További követelmény, hogy ez a helymegjelölés olyan módon történjék, amely lehetővé teszi a jövőben újabb és újabb nyilvántartó lapoknak a kartotékba való besorolását anélkül, hogy akár a nyilvántartó lapok sorrendjét, — kivéve természetesen az új lap előtti és utáni két lap egymásutánját — akár az egyes lapokon alkalmazott rendszerbeli helymegjelÖlést meg kelljen változtatni. 15 15 A levéltári nyilvántartás elméletét a legalaposabban, a szovjet levéltárakban dolgozták ki, s valósították meg a gyakorlatban. A Szovjetunióban a legfontosabb levéltári nyilvántartási segédlet a fondok könyve. Ennek két része van: a fondok jegyzéke és a fondok lapjai. A fond jegyzék a fondokat a levéltárba kerülésük sorrendjében tünteti fel, s a következő, adatokat tartalmazza: 1. a fond száma, 2. a fond levéltárba kerülésének időpontja," 3. a fond címe, 4. a fond levéltárból elkerülésének időpontja. A fondlap már több adatot tartalmaz: 1, a fond címe, 2. a fond levéltárba kerülésének időpontja, 3. a fölöttes levéltári szerv neve, 4. a levéltár neve, 5. a fond száma, 6. a fond segédletei. A továbbiakban a fondlap külön tünteti fel a leltározott és külön a leltározatlan anyagra vonatkozó adatokat. A leltározott anyagról a leltár címét, évkorét, valamint az őrzési egységek számát, a leltározatlan anyagról csak az: utóbbit adja meg. A másik szovjet nyilvántartási segédlet a fondkartoték, amely a fondkartonokat tartalmazza. A fondkartonon a fondlap adatai szerepelnek. A fondkartoték lehetővé teszi, hogy a fondokat ne csupán beérkezésük rendjében, hanem más rendszer szerint is nyilvántartsák. L. Mityajev i. m. 198—202. 1. A Szovjetunióban központilag nyilvántartják a levéltárakat is. A levéltárak nyilvántartási lapjára vonatkozólag 1. Mityajev i. m. 204—205. 1. — Csehszlovákiában a levéltári nyilvántartási segédlet az ún. fondok összeírása. Ez azonban több adatot tartalmaz, mint amennyit nézetünk szerint a nyilvántartási segédletnek nyújtania kell. Feltünteti ugyanis a fond címén és jelzetén, korán, valamint terjedelmén kívül annak tárgyát is, továbbá* ha szükséges, megvilágítja annak proveniencia ját. E két utóbbi adat véleményünk szerint már inkább a tájékoztató célzatú útmutatóba, nem pedig a nyilvántartási rendeltetésű fondösszeírásba tartozik. L. Prazak, Ji f i: Soupisy fondü krajskych archivo. Archivni Casopis, 1953. 65. skk. 11. (Magyar fordítását 1. A kerületi levéltárak fondjainak összeírása címen Levéltári Híradó, 1955. 3—4. 298—305. 1.) L. továbbá az Archivni C asopis 1954. évi számában 219. skk. 11. megjelent cikk magyar fordítását; A levéltári módszertan kérdései. (Levéltári Híradó. 1955. 1—2. 156—168. 1.) — Ha nem is kifejezetten nyilvántartási célzattal, több más országban is készülnek fond- vagy állagjegyzékek, lényegében hasonló módon, azonos adatokkal, mint a mi fond jegyzékeink. Ilyennek lehet tekinteni az olaszok levéltári útmutatóját (guida deli' archivioK valamint a románoknak annak mintájára készülő, hasonló elnevezésű levéltári segédletét. Adataik: cím és jelzet, kor, terjedelem. Rendszerük kétféle lehet: vagy a levéltári anyag tényleges rendszerét követi (guida topográfica, helyrajzi útmutató), vagy
