Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
A nyilvántartási segédlet az a levéltári segédlet, amelyet a levéltáraknak nemcsak a már őrizetükben lévő, hanem a még át nem vett levéltári anyagról is el kell készíteniük. Az ún. külső levéltári anyag nyilvántartására ugyanaz a fajta levéltári segédlet alkalmas, amely a belső levéltári anyag nyilvántartásának az eszköze: a fondnyilvántartási segédlet. A fondnyilvántartási segédletnek a külső levéltári anyag esetében ugyanaz az elsődleges rendeltetése, mint a belső levéltári anyagnál: az anyag biztonságának a szolgálata. Az elsődleges őrzési cél mellett azonban a külső levéltári anyag esetében fokozottabban érvényesül a másodlagos: a tervezési statisztikai rendeltetés. A levéltáraknak nemcsak azért kell nyilvántartaniuk a gyűjtőkörükbe tartozó külső levéltári anyagot, hogy annak biztonságáról ezáltal gondoskodjanak, hanem azért is, hogy annak mennyiségét ismerve, átvételét és levéltárba szállítását megtervezhessék, a beszállítás feltételeit — elsősorban a raktári férőhelyet — idejében biztosíthassák, A máisodlaigios: tervezési statisztikai cél a külső levéltári anyagról készülő fondnyilvántartási segédletnél vetekszik az elsődleges rendeltetéssel: az őrzés biztonságának szolgálatával. Szélesség tekintetében a fondnyilvántartási segédlet jellege ugyanolyan: szintetikus a külső, mint a belső levéltári anyag esetében. A segédletbeli adatok tekintetében ezzel szemben valamivel nagyobb követelményt kell támasztanunk a külső levéltári anyagról készülő fondnyilvántartási segédlettel szemben. A fond címén vagy jelzetén, korán és terjedelmén kívül még a fond biztonságára és selejtezettségére vonatkozó adatokat is várunk tőle. A künn lévő levéltári anyagnak a biztonsága az a tényező, amellyel a levéltáraknak elsősorban törődniük kell. Ez a tényező döntően esik latba a beszállítás megtervezésénél is, elsősorban azt az anyagot kell levéltári őrizetbe venni, amelynek biztonsága levéltáron kívül veszélyeztetve van. annak ideális rendszerét (guida metodica, módszeres útmutató). L. Casanova i. m. 273—274. 1., továbbá Sacerdoteanu, Aurelian: Instructioni archivistice. (Biblioteca Archivelor Statului. III. Bucureíjti, 1948.) Ua.: Inventare archivistice. (Revista Archivelor, 1946/47. 217. skk. 11.) — A hollandoknál készülő fondjegyzékre vonatkozólag, amely a fondok címét és korát adja meg, és mutatók egészítik ki, 1. Sashegyi Oszkár: Külföldi levéltárak leltárai. (Levéltári Közlemények, 1955. 312. skk. 11.) — A nyilvántartási segédlet szükségességének gondolata nálunk csak a Levéltárak Országos Központjának megszervezése, az állami levéltári hálózat központosítása után merült fel. Többféle javaslat hangzott el arra nézve, hogy milyen legyen nálunk a levéltári nyilvántartás. L. pl. Horváth Ferenc: Javaslat a levéltárak nyilvántartási rendszerének felfektetéséhez. (Levéltári Híradó, 1951. 42—47. 1.) Ez a javaslat elsősorban a külső levéltári anyag, továbbá olyan fondok nyilvántartását célozta, amelyeknek egy része már levéltárban van, másik része még levéltáron kívül. Fő jellemzője ezeknek a javaslatoknak, így Horváthénak is, az volt, hogy a nyilvántartási segédlettől túl sok adatot kívántak meg, így pl. Horváth a fondképző szerv rövid történetét is a nyilvántartási lapon javasolta feltüntetni. Éz volt a főhibája a Levéltárak Országos Központjában kidolgozott ún. „A" és „B" (külső és belső anyag részére) nyilvántartási lapoknak is, amiknek bevezetése hasznos kezdeményezés volt, de éppen maximalista igényei miatt nem mindenben válthatta "be a hozzá fűzött reményeket. Erre nézve 1. Tóth András: A levéltári nyilvántartás időszerű kérdései. (Levéltári Híradó, 1952. 4. 47—51. 1.) — A nyilvántartásbavételt egyébként nálunk segédletkészítés értelemben is használják (pl. Balázs Péter: Az állami levéltárainkban lévő térképek nyilváhtartásbavétele, Levéltári Híradó, 1955. 3—4.), amit a jövőben, úgy gondolom, az egységes terminológia kialakítása érdekében, kerülnünk kellene.
