Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

5. A levéltári segédletek fajai

terminológiánkból az egyszerű és az összetett levéltár fogalmait kiküszöbölni, s ehelyett a fond és a levéltár fentiekben meghatározott fogalmaival operálni. E kitérés után rátérek a fondszintű levéltári segédletek kérdéseinek tárgyalására. * b) Fondnyüvántartási segédlet (fondjegyzék és fondkartoték) A fondszintű levéltári segédleteknek több fajtáját különböztethetjük meg aszerint, hogy mi a rendeltetésük, milyen a szélességük, a rendszerük és a formai kivitelük. Egyik fajtájuk a fondnyüvántartási segédlet. Ennek az az elsődleges rendeltetése, hogy a levéltári anyag biztonságát szolgálja^ azaz elsődlegesen őrzési célú levéltári segédlet. Szélességét tekintve szintetikus jellegű, adatai összefoglalóan meghatároznak, nempedig részletesen kifejtenek. Rendszere többnyire megfelel a levéltári anyag rendszerének, de lehet attól eltérő is. Kiviteli formája kétféle lehet, vagy ívforma, vagy pedig kartotékforma, ívforma esetében fondnyüvántartási jegyzéknek, kartotékforma esetében fondnyüvántartási kartotéknak nevezzük. A fondnyüvántartási segédlettől a következő adatokat várjuk: 1. a fond címe vagy jelzete, 2. a fond kora, 3. a fond terjedelme. A fond címének vagy jelzetének legfontosabb része magának a fondnak a címe vagy jelzete. De hozzátartozik azoknak a nagyobb levéltári egységeknek a címe vagy jelzete is, amelyeknek része a kérdéses fond. Kartotékforma esetében minden egyes fondnyilvántartó lapon fel kell tüntetni a fondnál nagyobb levéltári egységeknek a címét vagy jelzetét is, ívforma esetében nem miniden egyes fondnál kell ezt megtenni, hanem csak a levéltári anyag tagolódásának megfelelő helyeken. A cím vagy jelzet a teljes levéltárbeli címet vagy jelzetet jelenti, azaz a levéltári, a raktári és a helyrajzi címet és jelzetet egyaránt. A teljes levéltárbeli címet vagy jelzetet azonban csak magáról a fondról kell megadni, a fondnál nagyobb levéltári egységeknél elegendő a levéltári cím vagy jelzet feltüntetése. A háromféle levéltárbeli címet vagy jelzetet rendszerint egymástól elválasztva, külön-külön rovatokban tanácsos feltüntetni. Regisztratúra jellegű fondoknál a fond levéltári címe vagy jelzete fel kell tüntesse a fondképzőnek, azaz annak a szervnek vagy személynek a nevét, akinek vagy amelynek működése a kérdéses regisztratúrát létrehozta. Gyűjtemény jellegű fondoknál a gyűjtőről, vagy a gyűjtemény alapjellegéről szokásos a fondot elnevezni, azaz levéltári címét vagy jelzetét megadni. Abban az esetben, ha valamely regisztratúra jellegű fond esetében a fondképző neve működése során megváltozott, a változást vagy változásokat azok időpontjával együtt a fond címében vagy jelzetében fel kell tüntetni, mégpedig úgy, hogy első helyen a legáltalánosabban ismert név szerepeljen. Ugyanez elvben vonatkozik a gyűjteményjellegű fondokra is, a gyakorlatban azonban az ilyen fondok neve nemigen szokott változni. A fond kora regisztratúra jellegű fondoknál a fondképző működési ideje. Ezen kívül — de tőle megkülönböztetve — lehet — de nem feltét-