Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
lenül szükséges — feltüntetni azt is, hogy a fondban korábbi, vagy későbbi levéltári anyag is van. Gyűjtemény jellegű fond korát a benne foglalt legkorábbi és legkésőbbi levéltári anyag kora határozza meg. A fond terjedelmét a fondnyilvántartási segédletben irat- és polcfolyóméterben szokás megadni, továbbá a fondhoz tartozó legkisebb raktári egységek számában, anélkül azonban, hogy a különböző fajtájú, legkisebb raktári egységek (csomó, kötet stb.) számát külön-külön is feltüntetnők. A fondnyilvántartási jegyzék rendszere általában megegyezik a levéltári anyag rendszerével, ami azt jelenti, hogy a fondok a jegyzékben abban a sorrendben következnek egymás után, amely megfelel a levéltári anyag ideális, vagy tényleges rendszerének. Kívánatos, hogy a levéltári anyag tényleges rendszere azonos legyen annak ideális rendszerével, ez a kívánalom azonban a fondnyilvántartási jegyzék vagy lajstrom elkészítésének időpontjában sokszor nem valósítható meg. Ilyenkor választanunk kell: a fondnyilváhtartási jegyzék rendszere a levéltári anyag tényleges, avagy ideális rendszerét kövesse? Nézetem szerint ajánlatosabb, ha a tényleges rendszert követi. Emellett szól az a körülmény, hogy a fondnyilvántartási jegyzék — mint általában minden nyilvántartási segédlét — nem valamely végleges, hanem változó állapotot tükröz. A fondok száma a levéltárakban állandóan növekszik, még azokban ás, amelyek gyűjtési körüket bizonyos időhatárral lezárják. A levéltárba kerülő újabb és újabb fondokat fel kell venni a fondnyilvántartási jegyzékbe. Ha a fondnyilvántartási jegyzék rendszere a levéltári anyag tényleges rendszerével egyezik, akkor az új fondot — amely rendszerint a már bennlevő levéltári anyag végére szokott kerülni — a fondnyilvántartási jegyzéknek is a végére vesszük fel. így a jegyzék sorrendjét az új fond felvétele nem befolyásolja. Ha ellenben a fondnyilvántartási jegyzék a levéltári anyag ideális rendszerét követi, akkor az új fondot nem vehetjük fel a jegyzék végére, hanem arra a helyére kell felvennünk, amely hely őt a fondok ideális rendszerében megilleti. Így a jegyzék sorrendje megváltozik. Ez a változás pedig főleg azért okoz bonyodalmat, mert a jegyzékben a fondokat sorszámozni szoktuk. Ha az új fondot pl. a jegyzék közepére vesszük fel, az utána következő összes fondok sorszáma megváltozik. Minden új fond felvétele a fondok egy részének új sorszámozását vonja maga után. Márpedig a fondok sorszámozásának éppen az a célja, hogy minden fond olyan sorszámot — mondhatjuk: törzsszámot, azonossági számot — kapjon, amely többé nem változik. Ezt azonban csak úgy tudjuk elérni, ha minden új fond a fondnyilvántartási jegyzékben a soron következő számot kapja. Ehhez pedig az szükséges, hogy a jegyzék rendszere a levéltári anyagnak tényleges, nem pedig ideális rendszeréhez igazodjék. A fondok sorszámozása a fondnyilvántartási jegyzékben, aminek során minden egyes fond egy törzsszámot kap, kétféleképpen történhetik. Az egyik mód az, hogy valamely levéltári intézmény őrizetében lévő valamennyi fondot folyamatosan, megszakítás nélkül sorszámozzuk. Ebben az esetben a fond törzsszáma csak egy szám lesz, A másik mód az, hogy valamely levéltári intézmény őrizetében lévő fondokat a levéltári anyag tagolódásának és az egyes fondok közötti összefüggésnek a figyelembevételével először nagyobb kategóriákba soroljuk, amelyeket osztályoknak,
