Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

2. A levéltári segédletek tartalmi kérdései

advány, votumív, kiadványfogaknazat, mellékleteik stb. az ügymenetnek megfelelő sorrendben. Ez a példa is mutatja, hogy a levéltári rendszerre vonatkozó tájékoztatás annál hosszabb és bonyolultabb, minél magasabb szintű levéltári anyaggal kapcsolatos. Ebből következik, hogy magas szintű levéltári anyag levéltári rendszerét meghatározni általában nem célszerű, a levéltári rendszer kérdését felvetni olyan szintű levéltári anyaggal kapcsolatban érdemes, amelynek levéltári rendszere, ha sokszorosan tagolt is, de nem sokféle. A felhozott példa esetében érdemes a tevéitári rendszert kútfőszinten meghatározni, mert ez a rendszer, ha sokszorosan tagolt is, de a kútfőn belül csak egyféle. Ha ellenben az említett példa esetében a kútfőn belül minden évben más-más lenne a levéltári rendszer, akkor meghatározása már nem a kútfő szintjén, hanem egy szinttel lejjebb, az évek szintjén lenne csak célszerű. — A levéltári rendszerrel kapcsolatban két megjegyzést látok még szükségesnek. Az egyik az, hogy az irattárban kialakult irattári rendszer, ha azt a levéltár megtartotta, azonos a levéltári rendszerrel. A kettőt csak akkor szükséges egymástól megkülönböztetni, ha a levéltár az irattári rendszert megváltoztatta. A megváltoztatott irattári rendszer általában elveszíti jelentőségét mind az őrzés, mind a tájékoztatás, mind pedig a tervszerű munkaszervezés szempontjából. Ezért a levéltári rendszeren túlmenőleg a korábbi irattári rendszer ismerete csak különleges esetekben válhatik szükségessé, amikor az valamilyen segítséget nyújt az említett három szempont valamelyikéből. Ilyen esetekben a levéltári rendszerrel kapcsolatban fentiekben mondottak az irattári rendszerre is vonatkoznak. Ugyanezek vonatkoznak olyan esetekre is, amikor bizonyos okokból a jelenlegi levéltári rendszeren kívül valamely korábbi, időközben megváltoztatott, levéltári rendszer ismerete válik szükségessé. — Másik megjegyzésem az, hogy a levéltári vagy irattári rendszerrel nem szabad azonosnak tekinteni az egyes iratok ;

— helytelenül rendszernek tekinthető — belső szerkezetét. Az egyes iratoknak már nincs levéltári vagy irattári rendszerük, de lehet és legtöbbször van is belső szerkezetük. Egy iktatókönyv rovatai pl. nem annak levéltári vagy irattári rendszerét jelentik, hanem belső szerkezetét. Amikor egy iktatókönyv rovatait ismertetem, akkor nem levéltári vagy irattári rendszerét határozom meg, hanem tárgyáról vagy tartalmáról adok tájékoztatást. 8. A levéltári anyag biztonsága. A biztonságra vonatkozó válasz elsősorban az őrzést szolgálja. A tervszerű munkaszervezés szempontjából is fontos, a tájékoztatás tekintetében Viszont nincs jelentősége. A válasznak ismertetnie kell a kérdéses levéltári anyag őrzési viszonyait, a levéltári tárolás eszközeit és módjait, a levéltári épületekre, raktárakra, állványzatra stb. vonatkozó adatokat. Meg kell mondania, hogy a kérdéses levéltári anyag biztosítva van-e különböző károk és kártevők ellen, mint pl. tűz, víz, meleg, hideg, nedvesség, fény, por, piszok, rágcsálók, erőszakos behatolás, szándékos rongálás, eltulajdonítás stb. Ha igen, miként, ha nem, mi fenyegeti biztonságát. 9, A levéltári anyag betegsége és sérültsége. A betegségre és sérültségre vonatkozó válasz elsősorban az őrzést szolgálja. A tervszerű munkaszervezés szempontjából is fontos, bizonyos jelentősége a tájékoztatás tekintetében is van. A válasznak azt kell megadnia, hogy a kérdéses levéltári