Szűcs Jenő: A szepesi kamarai levéltár 1567–1813 (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 7. Budapest, 1990)

II. A SZEPESI KAMARA TÖRTÉNETE MEGALAKULÁSÁTÓL BOCSKAI SZABADSÁGHARCÁIG

b) A tanács és az iroda ügyintézése Az 1567-i utasítás fő vonalaiban meghatározta a tanács működését. A tanácsüléseket, amelyeken az elnökön és a tanácsosokon kívül - szavazati jog nélkül - a titkár is mindig részt vett, naponta délelőtt 6-9 és délután 1-4 közt kellett tartani. A valóságban az első években igen rendszertelenül ülésezett a tanács, a kollegiális elvet megszegve gyakran az elnök vagy valamelyik tanácsos önkényesen intézkedett. Ez a helyzet 1571 után megváltozott, a tanácsüléseket naponta tartották, és a kamara a hetvenes években arról panaszkodott, hogy az ügyek sokasága miatt gyakran késő estig kénytelenek tárgyalni. A kamarához beérkezett iratra az elnök vagy valamelyik tanácsos rávezette a kézhezvétel dátumát (praesentatum), és az ügy egy-két napon belül tárgyalásra került a tanácsban (consistorium). Az ülésen nem volt mindig jelen valamennyi tanácsosamért gyakran kellett helyszíni szemlén megjelenniök birtokok átvételénél, várak megtekintésénél stb.; sőt, gyakran az elnököt is a rangidős tanácsos helyettesítette. Miután az ügyhöz a tanácsosok rang szerint hozzászóltak, véleményeltérés esetén szavaztak, az elnök által összefoglalt határozatot a jelenlevő titkár írásba foglalta, majd elkészítette a válaszirat fogalmazványát. A jelek szerint ebben a korszakban tanácsülési jegyzőkönyvet még nem vezettek, ilyen nem maradt fenn, de a titkár feladatkörét rögzítő iratok sem tesznek róla említést. Az ügyintézés további sorát a titkár irányította, aki több - a hivatali fejlődés későbbi szakaszán különvált - funkciót látott el egy személyben: a későbbi tanácsjegyző, titkár és fogalmazó, irodaigazgató, a kiadó, sőt az első években az irattáros feladatait is végezte. A titkár az általa készített fogalmazványra rávezette a tanácsülésen részt vett tanácsosok nevét, illetőleg többnyire csak a nevek kezdőbetűit (helyesebben: ezt csak a királynak küldendő iratok fogalmazványaira írta rá), és miután az elnök vagy valamelyik tanácsos átnézte és a szükséges javításokat megtette, kiadta az írnoknak lemásolásra. Kezdettől végig e korszakban két írnok dolgozott a kamara kancelláriájában (scriba amanuensis) évi 80 forint fizetéssel. Az e korabeli írnokok nevei azt mutatják, hogy közülük az egyik rendszerint német volt. Erre mutat a Pobest Cirják számadásának végén fennmaradt esküminták közül az egyik - az írnok számára szóló - német nyelvű formula (Formular eines Cammerschreibers Aidt). Az írnok letisztázás után a fogalmazvány baloldali margójára rávezette a „scripta", „descripta" jelet. Az 1570-es évek második felétől a 80-as évek elejéig szerepel a fogalmazványok egy részén az expediálás jele, ezt azonban nem a titkár vezette rá, hanem ugyancsak az írnok. (Legtöbbször: „expedita D/avid/ Moes", aki 1576-tól 1582-ig írnok volt). 1583-tól ismét csak a „scripta" az egyetlen kiadói jegyzet. Nem kétséges azonban, hogy az irodát a titkár vezette, ahogy például egy Hoffmann által fogalmazott és 1576. február 1-jére keltezett iraton az írnok megjegyzése mutatja: „ex concessu domini secretary ad 2. diem february scriptae". A letisztázott iratok közül a királynak szólókat - és csak ezeket - az ülésen jelenlevő elnök és tanácsosok sajátkezűleg aláírták. A fontosabb ügyeknél általában mind a négy név szerepel - minthogy ilyen esetben az utasítások meg is