Trócsányi Zsolt: Erdélyi kormányhatósági levéltárak (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 5. Budapest, 1973)

MÁSODIK RÉSZ Erdélyi Országos Kormányhatósági Levéltárak (F szekció)

újra változtattak az ügyirat formáján. Ettől kezdve használtak nyomtatott fejlécű előadóívet. (A nyomtatott rész a következő adatok bejegyzésére szolgált: az irat a Cameraliába vagy a Montanistica et Monetaria-ba tartozik-e — mindkét fajtához külön előadóív-típus készült, nyomtatott „C", ill. „M" jelzéssel —, az irat iktatószáma, idegen száma, az iktatmány kelte és a hatósághoz érkezésének időpontja, annak az ülésnek, amelyen megtárgyalták, sorszáma és kelte, a departamentum és a referens jelzése.) Már ekkortól előfordul, hogy az elintézés fogalmazványát az előadóívre vezették rá. 1842-ben vezették be annak a palliumtípusnak a használatát, amely egészen a Thesaurariatus működésének befej eztéig szolgált iratborításra a hatóságnál. Ennek jobb felső sarkában van a kapcsolatos számok feltüntetésére szolgáló rovat, alább az ügyirat egyes darabjainak számát, valamint a praesentatum, az ülési megtárgyalás keltét és az illetékes departamentum jelzését közölték; végül egy táblázat iratjegyzék készítésére szolgált (ez általában üresen maradt). A pallium második, belső oldalára kerültek a kölcsönzési feljegyzések: mikor, milyen számra, ki vette ki az iratokat. 1850^ben az előadóívre a hatósághoz érkezett irat tárgyának kivonata után már a belső elintézési feljegyzést vagy (ha külső személynek vagy hatóságnak kellett számot adni) az elintézés fogalmazványát vezették rá. Még fontosabb változást jelentett az irattári számrendszer bevezetése. Míg korábban az iratsorozat egysége az egyes ügyirat volt, amelyet nem kapcsoltak össze az ügyre vonatkozó egyéb iratokkal, most egy-egy irattári szám alatt az egy ügyre vonatkozó összes iratokat egyesítették. (Ez az irattári számrendszer még nem azonos a későbbi, a minisztériumok iratkezelési gyakorlatából ismeretes alapszámrendszerrel.) Az egyes irattári számokat tartalmazó borítólapon feltüntették azoknak az iratoknak az iktatószámát, amelyek e számhoz kerültek. Az irattári számokat nagyobb tárgycsoportokba osztották, amelyeket római számokkal jeleztek. Az ügyiratsorozat bizonyos mellékleteit külön kezelték (acclusaként). Ez az iratanyag évrendben sorakozik. Van végül az állagban három külön tárgyi csomó (aj az alvinci uradalmat, b) Eder Károly thesaurariatusi tisztviselőt illető és román nyelvű iratok, c) térképek) s végül egy csomónyi vegyes irat. Az iratanyaghoz egy iktató- és három mutatókönyv-sorozat szolgál segédeszközül. Iktatókönyveink 1783-tól állnak rendelkezésre. A legkorábbi iktatókönyvek a következő adatokat közlik: a hatósághoz érkezett irat iktatószáma, saját kelte, a hatósághoz érkezésének napja, az ügy előadójának neve, a tárgy kivonatos megjelölése, az ügyben hozott határozat kelte, annak megjelölése, hogy az ügyben hová küldtek elintézést (e rovatban tüntették fel az esetleges kapcsolatos számokat is), a kiadóba jutás kelte és végül egy általában üresen maradt rovat, amely a „signum monitorium seu litera vigilans" elnevezést nyerte. Később az expediturára érkezés keltét egyáltalán nem tüntették fel, a signum monitorium helyét pedig a „numerus ursorius" rovat vette át; általában azonban ez is üresen maradt, úgyhogy 1805-től nem szerepel az iktatókönyvben. 1811-től (a bevezetőben ismertetett rendezéstől) így változik meg az iktatókönyv beosztása: az iratnak a hatósághoz érkezésének kelte, iktatószáma, annak feltüntetése, hogy a Cameralia- vagy Montanistica et Monetaria-ügyek közé sorolták-e (ez „C", ill. „M" jelzéssel történt), a referens és a referátum neve, az irat tárgyának kivonata (e rovat fejlécében tüntették fel azt is, hogy az ügy mikor került tanácsülési tárgyalásra), az ügyben kelt határozat kelte, az expediálás napja (ez a rovat általában üres volt). Megjegyzendő, hogy a referens nevének feltün-