Trócsányi Zsolt: Erdélyi kormányhatósági levéltárak (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 5. Budapest, 1973)

ELSŐ RÉSZ Az Erdélyi Kancelláriai Levéltár (B szekció)

Udvari Kancelláriáéba kerül,

42 a Sanitátsdeputation feloszlatásával pedig erdélyi hatásköre (a török határ veszteglőintézeteinek felügyeletét kivéve

43

) az Erdélyi Udvari Kancelláriáéba. 1777 pedig az egykor oly nagy hatalmú Hofdeputation in Bannaticis, Transylvanicis et Illyricis hosszúra nyúlt életű maradványának, a Hofdeputation in Illyricisnek megszüntetését hozza.

44 Az ügyintézési reformra a közvetlen indítóokot a registratori tisztség betöltése adta. Kornis (ügyintézési feljegyzésekből ítélve ő volt Bruckenthal utóda az Erdélyi Udvari Kancellária helyettesként való vezetésében) 1774. november 3-án tett felségelőterjesztést e tárgyban. A resolutio jóváhagyta a személyi javaslatot; arra azonban kötelezte az új lajtsromozót, hogy a Magyar Udvari Kancelláriánál tanulmányozza a levéltár és irattár rendjét, s annak nyomán alakítsa ki az Erdélyi Udvari Kancellária levéltáráét is. Kornis erre a magyar kancellárhoz fordult, s attól azt a tanácsot kapta, hogy az év elejével vezesse be az új rendet. Erre azonban nem került sor; egyelőre csak egy tervezetet dolgoztak ki (a magyar kancelláriai gyakorlat leírása szolgált alapjául, s figyelembe vették azt is: hogyan alkalmazható ez az Erdélyi Udvari Kancelláriánál). A tervezet hallgatólagosan a hatóság elnökének jogává tette a postabontást és a szervhez érkezett iratok praesentálását. Tőle kerültek az iratok a protocollistához (címe: protocollista consilii et exhibitorum; nemcsak a tulajdonképpeni iktatási munka irányítója, hanem a tanácsülési jegyzőkönyv elkészítése terén is voltak teendői). Az exhibitumokra rájegyezte az iktatószámot (ez évente újra kezdődik). Ezzel indult meg a szám szerinti iktatás az Erdélyi Udvari Kancelláriánál. A protocollista jelezte az iraton azt is: hány melléklet tartozik hozzá (ezekre is rávezetve az iktatószámot). Ezek után rövid tárgyi kivonatot készített az iratról (ügyelve arra, hogy lényeges elem ne maradjon ki belőle); ez az iktatókönyvbe került, amelyet az év végéig az iktatóhivatalban őriztek, s utána adták át az irattárnak. Ezt a kivonatot azután egy jegyzékbe is bevezették (két példányban; egyiküket az elnökhöz továbbították, a másikat az irattári hivatalnak). Ezek után kerültek az iratok a protocollistatus officiumban dolgozó fogalmazókhoz, akik a referensek részére bővebb kivonatokat készítettek. Az utasítás ezeknek is lelkére kötötte: az exhibitum egyetlen lényeges elemét se hagyják említetlenül; amellett az irat mellékleteit is át kellett nézniök az extractushoz. Minden egyes concipista köteles volt rávezetni nevét az általa készített kivonatra (így ellenőrizték szorgalmukat, s — ami fontosabb volt — jelezték a referensnek, hogy ki készítette a kivonatot; ez azután változtatás szüksége esetén, vagy amennyiben valamire figyelmeztetni kívánta a fogalmazót — esetleg éppen súlyosabb hibát akarva rajta számon kérni —, innen értesült róla, hogy ki készítette az extractust). A kivonatokat vagy a kiosztás napján, vagy legkésőbb másnap kellett elkészíteniük (csak a terjedelmes exhibitum ok készülhettek hosszabb ideig). Az extractusok készítésével kapcsolatban az utasítás külön kitért egy részletkérdésre. Ha a hatósághoz érkezett iratban foglalt ügyben expeditio volt szükséges, ezt külön ívre kellett vezetni; ha csak tudomásul szolgált vagy ad acta volt teendő (ezt a protocollistának kellett megítélnie), több kivonat is kerülhetett ugyanazon ívre. A protocollista betűsoros jegyzéket vezetett a további jelentésig stb. határozat nélkül félretett iratokról, s ezt minden ülésen bemutatta az elnöknek. Az iratok útja (s velük együtt a csatolmányoké és a fogalmazók által készített kivonatoké) a registraturára

45 vezetett tovább. A protocollista rávezette az egyes darabokra az odaküldés keltét, s nyugta ellenében adta át az iratokat. A regi-