Trócsányi Zsolt: Erdélyi kormányhatósági levéltárak (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 5. Budapest, 1973)

ELSŐ RÉSZ Az Erdélyi Kancelláriai Levéltár (B szekció)

strator azonnal mutatóba

46 vezette őket (jelezve az előíratot is), s aztán a referenshez küldte tovább (ennek tényét s keltét is az irat hátára jegyezve). A referens írásbeli votumot készített (ebben az anteaeta histórica deductiója foglaltatott — ha erre szükség volt —, s javaslata, indokolásával együtt). Ez került a tanácsülés elé. A tanács „napirendjét" olyképpen alakították ki, hogy kedden délben lezárták az a heti ülés tárgyalási anyagát; a kedd délután és szerdán a protocollistatus officiumba érkező iratok csak a következő héten kerültek már sorra. A tanácsi tárgyalás alapjául a referens votuma szolgált; ennek ugyanúgy tartalmaznia kellett a kérdés minden lényeges elemét, mint a fogalmazók által készített extractusnak az exhibituméit. A referens (a protocollista és az expediens titkár könnyebbségére) előbb az irat iktatószámát jelezte, s azután ismertette az ügyet. A vitás kérdések úgy voltak referálandók, hogy előadásuk alapján megoldhatók legyenek. Ha a votumon változtatás történt, ezt a tanácsülésen kellett megejteni, s azonnal be kellett mutatni (hacsak ez nem kívánt hosszabb munkát; ez esetben ti. aznap délután vagy másnap reggel körözni kellett az iratot a többi tanácsosoknál és elnöknél. Ha az új határozatterv szavazattöbbséget kapott, az elnök a szokásos módon a Protocollum Exhibitorumnak küldte meg; ha nem, a következő tanácsülésen újra tárgyalni kellett.) Ha valamely tanácsosnak egy ügyet illetően különvéleménye volt, joga és kötelessége volt indokolt ellenvéleményét kifejteni, ezt kívánatára a jegyzőkönyvbe s az esedékes felségelőterjesztósbe is be kellett venni. Ugyanez volt a teendő akkor is, ha votum separatumát akarta csatoltatni (ezt azonban köröztetnie kellett, vagy — ha készen volt — a tanácsülésen kellett benyújtania). Külön kitért a tervezet a sürgős ügyek tárgyalásának egy esetére, amelynél ti. az iratot még iktatás előtt referálni kellett. Ilyenkor a titkár az ülés alatt vette magához az iratot, s kért rá iktatószámot a Protocollum Exhibitorumtól. A tanácsos a referálás után előadóívének hátára rájegyezte az előadás napját („Relatum die . . . anno . . ."). Ezek után az irat (exhibitum, mellékletei, előiratok és a kivonat) ismét az iktatóhoz került. Ez kitöltötte az iktatókönyvnek a határozathozatal keltére s a conclusum érdemére vonatkozó rovatait, s rájegyezte az extractusra ezt a tényt, a referens mellé beosztott titkárhoz való küldés keltét („Improtocollatum, et missum ad D. Secretarium die . . . Anno . . ."). Az átküldésnek még a tanácsülés napja délutánján meg kellett történnie. A titkárok elsődleges feladata az elintézésfogalmazvány elkészítése volt, belefoglalva az exhibitum lényegét és keltét; ha korábbi rendelkezésekre volt szükséges a hivatkozás, akkor a rendelet kelte és száma jelzésével együtt történt (hogy ezzel a registraturát és a címzetteket megkíméljék a felesleges iratkereséstől s a hatóságot az alaptalan hivatkozás esetén felmerülő „prostitutio"-tól). A fogalmazványokban a referens ductusa szerint kellett eljárniok. Nem volt joguk változtatni rajta. Ha azonban az előiratokból s az exhibitumból olyan momentumra figyeltek fel, amelyet a referens vagy a tanácsos nem mérlegelt, s a tanácsi határozatot is megváltoztatná, erről jelentést kellett tenniök a referensnek, s az elnöknek is. (A határozatot ilyenkor korrigálták, vagy újból tanácsülés elé vitték az ügyet.) Megkívánták, hogy a fogalmazvány stílusa csiszolt, világos és egyértelmű legyen. A titkároknak munkájukat úgy kellett ellátniok, hogy az elintézésfogalmazványok két ülés közt expediálhatók legyenek. A fogalmazványokra rávezették az iktatószámot, a tanácsi határozat keltét s a címzett megjelölését. Végül aláírták