Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

hosszabb időt vesz igénybe). Minden archiválási céllal készült mikrofilmtekercs elején és végén meghatározott felvételek készítendők. Ezek a felvételek több célt szolgálnak. Első és legfontosabb céljuk, hogy aki a mikrofilmtekercset kézbe veszi - akár a műhely dolgozója, akár kutató -, szabadszemmel megállapíthassa, hogy a tekercs elejét vagy végét látja-e, a mikrofílmezett levéltári állag hányadik tekercse van a kezében, továbbá hogy hol, ki által, mikor készültek a filmtekercs felvételei. Alapvető követelmény, hogy a felvételezett levéltári anyag minden oldala (lapja) teljes terjedelemben - tehát nemcsak a beírt szöveges rész -, rajta legyen a felvételen. Külön figyelmet kell fordítani az egyes oldalak szélé(i)n levő apróbetűs írásokra. Ha a tekercs vége nem esik egybe az adott levéltári egység végével, a levéltári anyagról készült utolsó felvétel után felveendő a címcédula, rátéve a „Folytatása következik" szövegű tábla. Ebben az esetben a következő tekercsen a tekercs eleji táblák után ugyanez a címcédula felvételezendő, ráhelyezve a „Folytatás" szövegű tábla. A tekercs elején szereplő jelmagyarázó tábla ábráinak alkalmazása a felvételezés során - az iratoldal előtt vagy inkább azzal együtt való felvételezésük -, több célt szolgál. Egyrészt a levéltári anyag fizikai állapotáról, másrészt a számozott de nem felvételezett üres oldal(ak)ról és az esetleges számozási hibákról tájékoztatnak. A jelmagyarázó ábra minden esetben a megfelelő helyen alkalmazandó ha szükséges, de ügyelni kell arra is, hogy feleslegesen (vagy tévesen) ne kerüljenek ilyen ábrák a felvételre. Felesleges alkalmazásuk legalább olyan félrevezető, mint a mellőzésük. Felvételezés A felvételezendő iratnak a felvétel pillanatában a (tárgy)asztalon vízszintben és mozdulatlannak kell lennie. Ennek érdekében szükség szerint alkalmazható - üveglap, mely az egész iratot (az irat teljes felületét) leszorítja, illetve - csontból vagy műanyagból készült legömbölyített hegyben végződő pálca, mellyel a felvételező egyik (ha szükséges két darabbal egyidejűleg két) sarkán leszorítja az iratot olyképpen, hogy a pálca szöveget ne takarjon és az elkészült felvételen csak a pálca legyen látható, a felvételező keze (ujja) nem. A gyűrött iratokat felvételezés előtt óvatosan ki kell simítani. Ha ez nem vezet kellő eredményre, üveglap ráhelyezésével kell a felvételt elkészíteni. Behajtott vagy hajtogatott iratokat előbb ki kell hajtani, aztán felvételezni. Ha az iraton levő hajtás bármi okból (pl. pergamen keménysége, a pecsét és zsinórja stb.) üveglappal sem simítható ki, a felvételező ez