Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

terjedelmüknél fogva könnyen rendszerezhetők és szállíthatók, hűen rögzítik az eredeti dokumentum információtartalmát, és bármikor lehetővé teszik annak valósághű reprodukálását. A mikrofilmezés komplex tevékenység, amely felöleli a dokumentumok mikrofilmezésre való előkészítését, a mikrofilmek - alapnegatívok és másolatok - előállítását (a mikrofilmek kidolgozását), ellenőrzését, archiválását (tárolását), és a felhasználók rendelkezésére bocsátását. A mikrofilmezés többféle célból történhet: - Biztonsági - irathelyettesítő célú mikrofilmezés, hogy az eredeti dokumentum pusztulása (károsodása) esetén átmentse annak adatait az utókor számára. Kívánatos, hogy a biztonsági film más városban levő raktárban kerüljön elhelyezésre, mint ahol az eredetit őrzik. - Az anyagkímélő mikrofilm azért készül, hogy megóvja a filmre vett iratanyagot a használattal járó rongálódástól és veszélyektől. A levéltárak arra törekednek, hogy leggyakrabban használt állagaikat vagy legalább azok segédleteit filmen bocsássák a kutatók rendelkezésére. - Allománygyarapító mikrofilm segítségével a levéltár olyan anyagot is a kutatók rendelkezésére tud bocsátani, amelynek eredetijét más levéltár őrzi, amely azonban a levéltár illetékességi területére, annak történetére vonatkozik. - Különösen olyan esetben van ennek jelentősége, amikor az országhatárok vagy a megyehatárok megváltozása folytán egy fond több ország vagy megye számára válik őt érintő történeti forrássá. - A helymegtakarító mikrofilmre azért van szükség, hogy elkészülte után az eredeti iratanyagot megsemmisítsék és így szabadítsanak fel raktári férőhelyet. Kis értékű, ugyanakkor nagy terjedelmű iratanyag ilyen redukciója történhet a fondképzőnél, de történhet a levéltárban is. - A rendelésre készülő mikrofilm nem a levéltár számára, hanem külső megrendelőknek készül a levéltár őrizetében levő iratanyagról. - Mikrofilmpublikációról akkor beszélünk, ha a levéltár a saját anyaga készített negatív mikrofilmjeiről másolatokat készít a megrendelők számára, hogy azokat szélesebb körben hozzáférhetővé tegye. A levéltári anyag mikrofilmezésének szakmai követelményei A többféle célból készült mikrofilmeknek két alapvető követelménynek kell megfelelniük. Az egyik - tartalmi - követelmény: az elkészült mikrofilm a lehetőség határain belül