Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

pontosan tükrözze az eredetit, amelyről készült. Ez azt jelenti, hogy a levéltári iratról (könyvről) készített mikrofilmfelvételen a szöveg teljes (hiánytalan), a vonalak, betűk kontúrja éles, jól olvasható legyen. A mikrofilmen rögzített iratanyagnak tükröznie kell az eredeti szerkezeti felépítését és pontos levéltári jelzetét, hogy bármikor azonosítani, visszakeresni lehessen. Kívánatos, hogy a mikrofilm az irat fizikai jellemzőiről is tájékoztassa használóját, amikor erre szükség van (pl. a papír rongált, elszíneződött, az írás elhalványult, stb.). Ily módon látszik biztosíthatónak, hogy a levéltári mikrofilmek teljes - vagy közel teljes - értékű levéltári anyagként legyenek használhatóak. A másik - technikai - követelmény: a film élessége, a hibátlan, archiválásra alkalmas minőség. Filmtári megőrzésre csak olyan film kerülhet, mely sérüléstől és folttól (pl. ujjlenyomat) mentes, és nem tartalmaz olyan szennyeződést (pl. előhívásból visszamaradt, a megengedettnél nagyobb mennyiségű vegyszert), amely hosszabb ideig tartó megőrzés során a film rongálódást, pusztulását okozhatja. Az iratok előkészítése Csak az egyes iratokig lemenőén - darabszintig - véglegesen rendezett levéltári fond, állag vagy állagrész mikrofilmezhető. Bekötött levéltári anyag esetében a kötetek megfelelő egymás utáni sorrendjét biztosítani kell. Olyan kötet esetében, amely szervesen össze nem tartozó részekből áll (kolligátum) meg kell állapítani az egyes részek jellegét (címét, évkorét). Ezt a kötet jegyzékelésénél figyelembe kell venni. Köteteket beköttetni vagy kötéseiket javíttatni a filmrevétel után kell. Be nem kötött - laponkénti - levéltári anyag esetében a rendezést a nagyobb levéltári egységtől a kisebb egységig kell folytatni mindaddig, amíg minden egyes irat a helyére nem kerül. Ügyiraton belül az iratok olyan rendben helyezendők el, hogy az első irat legfelül, az utolsó pedig legalul legyen. Az iratokat egymásba rakni nem szabad, illetve azok egymásba helyezve nem hagyhatók. Az iratok egymásba helyezése leginkább azért történt, hogy egyik irat tartsa a másikat. Ennek megszüntetésekor az összetartozó iratokat ajánlatos félbehajtott borítóba (palliumba) helyezni. A félbehajtott (fraktúr) ügyiratokat oly módon kell rendezni, hogy kihajtás után az egyes iratok úgy következzenek egymás után, mintha egy kötet vagy füzet lapjai volnának. Ha egy jelzet alatt (pl. egy palliumban) nincs 10-nél több felvételre szükség, akkor a jelzeten belüli iratok rendezésétől és paginálásától is el lehet tekinteni. Azokat az iratokat, amelyeknek rongáltsága a felvételezést nem teszi lehetővé, felvételezés előtt restauráltatni kell. A fentiek szerint rendezett iratokat jelzeteim kell. Ideálisnak az tekinthető, ha minden egyes iraton rajta van a teljes jelzet. Ez azonban nagy munkaigénye miatt csak kivételes ese-