Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

A kutatószolgálat adminisztrációi a és nyilvántartásai A levéltár az őrizetében lévő levéltári anyagot megfelelő feltételek biztosításával, célszerűen kialakított külön helyiségben (kutatóteremben) ingyenesen bocsátja a kutatók rendelkezésére, és - ha az anyag fizikai állapota lehetővé teszi - lehetőséget teremt arra, saját költségükre másolatot készíttessenek. A levéltár a kutatótermi szabályzatban határozza meg a levéltári anyag kutatótermi használatának rendjét, az igénybe vehető szolgáltatások körét és módját, valamint a másolatok elkészítésének díját. A kutatótermi szabályzatban meghatározott rendelkezéseket a kutató köteles betartani, és a számára kutatásra kiadott levéltári anyag rendjét és fizikai állapotát megőrizni. A látogatói jeggyel rendelkező kutató az általa kutatni kívánt levéltári anyagot a kutatótermi felügyelőtől kérőlap, kísérőlap és őrjegy szabályszerű kitöltésével és benyújtásával igényelheti; a kérőlap és kísérőlap tartalmazza a kutató nevét, az általa kutatásra igényelt levéltári anyag pontos jelzetét, valamint a kérőlap beadásának keltét. A kérőlapokat naptári évenként eggyel kezdődő számsorrendben a külön e célra rendszeresített iktatókönyvben kell nyilvántartani. A kérőlap iktatószámát a kísérőlapra is rá kell vezetni. Az iktató könyvben fel kell tüntetni a kérőlap iktatószámát, keltét, a levéltári anyag visszahelyezésének keltét. A kérőlapokat a kutatás befejezésétől számított 15 évig iktatószámuk sorrendjében nem nyilvános iratként meg kell őrizni. A kísérőlapra a levéltári anyag kezelésével kapcsolatos feljegyzéseket: a levéltári anyag kiadásának és visszahelyezésének dátumát, a levéltári anyag mennyiségére, fizikai állapotára vonatkozó megjegyzéseket kell feltüntetni. A kísérőlapon fel kell tüntetni azt is, hogy a levéltári anyag mely jelzeten volt megtalálható, vagy a levéltári anyag a megadott jelzeten nem volt megtalálható. A kísérőlapot a kutatás tartama alatt a levéltári anyag mellett kell őrizni; a levéltári anyag visszaadásakor a visszavételt a kutatótermi felügyelő a kísérőlapon igazolja és azt a kutatónak átadja. Az őrjegyen a kutatásra kért raktári vagy levéltári egység pontos jelzetét és a kérőlap iktatószámát kell feltüntetni. Minden egyes raktári vagy levéltári egységről külön őrjegyet kell kiállítani, és azt a kutatásra kiemelt levéltári anyag raktári helyén kell őrizni. A levéltári anyag visszahelyezésekor az őrjegyet az anyag kezelője a levéltár kutatótermi szabályzatában meghatározott módon megsemmisíti. A levéltár az egyszerre benyújtható kérőlapok számát négyben, az egy kérőlapra kiadható levéltári anyag mennyiségét a raktári egységenként kikért iratanyag esetében egy doboz-