Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

nyi vagy csomónyi terjedelemben, kötetek esetében tíz kötetben, a jelzetenként kikért iratanyag esetében tíz jelzetre kiterjedő mennyiségben, film esetében pedig öt filmdobozban maximálhatja. A kutatótermi nyilvántartások vezetését a közlevéltárak vonatkozásában az 1995. évi Ltv., valamint 2001. évi módosítása szabályozza. Eszerint a közlevéltár a - korábbiakban tárgyalt - kutatási engedéllyel rendelkező kutatónak látogatói jegyet ad, mely évenkénti meghosszabbítással folyamatosan használható. A közlevéltár nyilvántartja az általa kiadott látogatói jegyet és az abban foglalt adatokat: - a kutató nevét, - anyja nevét, születési helyét és idejét, - lakcímét, - a személyazonosságát igazoló okmány számát. Ezen túlmenően nyilvántartást kell vezetni a kutatásra átadott iratokról is. A kutatószolgálat menetének áttekintése és ellenőrzése, valamint a statisztikai adatszolgáltatás pontossága érdekében a kutatóteremben kutatónaplót vezet. A kutatónapló minimálisan kötelező adatai: a) a kutatási eset sorszáma; b) a kutatás dátuma; c) a látogatói jegy iktatószáma; d) a levéltári anyagot igénylő kérőlap sorszáma. Év végén a lezárt kutatónapló adatait összesítve rögzíti a kutatók, a kutatási esetek, valamint a kérőlapok számát. Az ügyfélszolgálat nyilvántartásai Azoknak a szerveknek és személyeknek, amelyek, illetve akik a levéltárat írásban vagy szóban megkeresik, és hivatalos vagy magán célra tájékoztatást kérnek a levéltári anyagról, az abban rejtőző adatokról a levéltár - az anyag rendezettségének és segédletei részletességének megfelelő mértékben - általános tájékoztatást nyújt a kérdéses tárgyra feltehetően adatokat tartalmazó fondokról, illetőleg fondrészekről, vagy a megkeresésben közölt adatok közvetlen felhasználásával egyedi adatokat szolgáltat. A levéltárat személyesen felkereső ügyfelek általában szakképzettségükre, iskolai bizonyítványukra, munkaviszonyukra, iparengedélyükre, lakáskiutalásukra, bírósági peres ügyeikre, közjegyzői határozatokra vonatkozó igazolások másolatban való kérésével fordulnak az